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【人力资源职场干货分享】你能玩转通知吗?

来源:三茅人力资源网 2017年2月5日 分享到 评论
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通知,可以说是HR在工作中应用最多的一种应用文了,虽说我们可以不按国家公文处理办法来写通知,但是基本的注意事项还是要有的。人力资源部门作为和员工利益相关的多个政策的制定者、执行者与监督者,在通知的应用上也要下足功夫。

一、通知的构成要素

通知的格式一般包括:标题、发文字号(通知编号)、称呼、正文、落款等。

(一)标题

标题一般格式为“关于XXX的通知”,标题是对正文内容的提炼,也就是让他人一看到标题就明白通知是说关于哪方面的事宜。

如果通知比较紧急或者重要,可以在标题中写明,如“关于XXX的紧急通知、关于XXX的重要通知”等。

在实操中,有的人不重视标题,或者直接写“通知”二字,或者写“XX通知”(如:放假通知)等,这些标题都是不规范和不严谨的。如果将全年的通知进行存档,目录中全是“通知”二字,对于文档的查找也是不方便的。

(二)发文字号(通知编号)

在红头文件中,一般是说发文字号,这个在《规章制度文档的构成要素》里面进行了说明,在此不再重复。

在非红头文件中,叫发文字号有些不伦不类,笔者将称它为通知编号。通知编号按时间顺序进行编号,编号规则可以自定,建议体现公司信息、部门信息、年份、顺序号等,要和规章制度的编码区分开来,如HY-HR-20160001,HY代表公司、HR代表部门、2016代表年份、0001代表顺序号。一般在文档、表格等编码规则中,建议顺序号一定要带有虚数0。

(三)称呼

称呼也就是被通知者的名称,可以是单位、部门、团体、个人等,如“公司全体员工;生产一线员工;财务部、生产部;张三、李四;……”。

(四)正文

正文是整个通知中最重要的部分,它写明通知的事项及要求等。正文内容一般由以下几部分构成:

正文内容一般包括缘由、事项、结尾三部分。

缘由指通知的背景、目的等,让被通知者明白为什么要给他们发这一则通知,缘由部分的结尾是“现通知如下、现将有关事项通知如下、特此以下通知”等用语,用于过渡到事项部分。缘由内容不建议写过多的内容,能将原因描述清楚即可。缘由部分在一些简短通知中可以不用过渡用语或者是直接把缘由省略。

事项要写明被通知者应当知道、执行等具体事项及要求等。事项内容要描述准确、条理清楚、内容严谨、便于执行等,不能让被通知者看到通知后不知如何执行。

结尾不是必需的,可写可不写。如果要写,有几种可能:

通知生效的日期或效力时间范围,如自通知之日起执行,自XXXX年XX月XX日起执行,效力期限为XXXX年XX月XX日-XXXX年XX月XX日等。

对事项执行的要求,如“望遵照执行;特此通知,请认真执行”等,也可以直接用“特此通知”。

几项不规范通知事例:

【事例1】某公司发布了一则通知,主要内容是让某部分员工参加临时培训,其中关于培训日期和时间是这样描述的:培训时间为明日14点整。按照通知的落款时间或发布时间,被通知员工可以知道是哪一天培训,但是不建议这样描写,不能让被通知者推断,而是要明确写明,如培训时间为2016年11月18日14点整,或者培训时间为明(2016年11月18日) 14点整。

【事例2】某公司公布了国庆节放假的通知,其中有部分内容这样写:根据国家放假安排,公司放假时间为10月1日至10月3日。国家国庆节请假安排可不是这样安排的,这缘由表述有误。可以直接说明公司根据生产情况,放假时间为……。

【事例3】某公司因生产任务重,计划国庆节放假5天,通知正文内容“因公司生产任务繁重,经公司总经理办公会研究决定,公司国庆放假安排为10月1日至10月5日放假,特此通知。”。这则通知没有告知员工4日和5日是调休的哪两天,内容不严谨。

【事例4】某公司发放端午福利,通知中写明是全体员工都可领福利,结果保洁员去领福利时被告知不包括保洁员。此通知内容不严谨,容易让员工心生不满。

(五)落款

落款包括署名、日期和印章等。

二、通知的分类

在普遍认知中,通知一般有事务性通知、任免性通知、发布性通知、转发性通知、批转性通知等。在人力资源实操中,用的最多的是事务性通知和任免性通知。

事务性通知。主要是要求具体事项的执行等,如关于XX放假的通知、关于对XX进行奖励的通知

任免性通知,在人力资源实操中可以将其范围扩展,叫任免异动性通知,主要用于任免、聘用、调动、离职、解除劳动关系等方面。

另外发布性通知主要是用于发布规章制度,一般红头文件中用的较多,在实行非红头文件的公司中,也可以用通知发布规章制度,但通知编号和制度编码都是独立的。转发性通知一般用于两个方面,一是下级机构转发上级单位的公文,二是转发不相关单位的公文,如转发社保局、职评办等单位的公文。

三、注意事项

在实操中,有的人对通知认识不清,或者对工作了解较少,造成对通知应用不规范或者工作缺失。

(一)通知具有短效性

通知一般是要求立即执行的具体事项,一般都是立即执行、生效的,过了规定时间或者事项执行完毕后,通知也就失去了作用。如关于发放XX奖励的通知,奖励发放完毕后通知随之失效;关于XX会议的通知,过了会议时间,通知失去了效力。

所以在实操中,建议不要用通知规定长效的事宜。在帮某公司梳理制度的过程中,发现有的通知执行了N年仍在执行。

(二)效力时间

效力时间包括生效的时间和终止的时间,并不是每一则通知都会出现,但要注意应该出现效力时间的一定不能忽略。如任免通知中一般要写明自XXXX年XX月XX日起执行。

(三)以通知当制度用

以通知当制度用的情况很普遍,这种情况的根源一般是制度中未规定或没有制度以通知来补充、制度内容不合工作要求以通知来补充等。在实操中,一定要区分规章制度和通知的作用,不能将两者混淆。通知一般是不经过民主程序的,如果用通知代替制度,是存在很大法律风险的。如果公司依据通知对员工进行考核或者其它处理,员工申请仲裁,公司是处于被动状态的。

【事例】某公司考勤制度中未对迟到进行处罚或考核,因迟到情况太多,老板要求人力资源部出台措施进行考核,人力资源部发布了一则通知要求大家按时上班,如果迟到便进行XXX考核。这种情况人力资源部可以出台一个“考勤管理制度的补充规定”作为考勤制度的补充,待到合适时机再将主制度和补充规定合并更新。

(四)忽略存档

通知也是需要整理存档的,以便查阅方便,有的HR忽略通知存档,电子文档是在临时文档中编辑打印,纸质文档发布后就不再管,后期查阅通知时找不到,仿佛没有存在过一般。通知也是需要存档的,通知中有可以借鉴的内容、有事项的各种信息等,这些能给其它工作带来一些便利。

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