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2015年二级秘书资格办公事务和管理指导(1)

2015年3月13日来源:233网校网校课程 在线题库评论
  一、办公室管理工作程序、控制及简化
  1、办公室管理工作程序的含义和内容
  所谓办公室管理工作程序,是指办公室内按照一定模式制定的完成各项管理工作所需的步骤的总和。它或者是书写、计划、讨论、收集、整理等一连串相关联的有计划的工作处理方法,或者是完成某一项工作的日程计划。
  办公室管理工作程序设计的内容包括:确定事务处理的数量,组成程序的步骤顺序及性质,为设计程序研究相应的方法、方式、技术手段,程序使用的最佳时间和空间条件;将程序用文字或图表表述出来;设计统一程序等。
  2、办公室管理工作程序设计原则
  3、办公室管理工作控制的含义和内容
  办公室管理工作控制就是通过办公室高层领导的指挥,使办公室工作沿着预定的目标前进。
  办公室工作控制的内容主要有:(1)数量控制;(2)质量控制;(3)时间控制。
  4、办公室工作简化的目标
  办公室工作简化的总目标是提高办公室工作的效率。其具体目标主要有:(1)建立责任制,实行权责一致原则,减少相互推诿,相互扯皮;(2)将办公费用降到最低;(3)建立最有效的文件批阅传送程序;(4)缩减行政人员、办公室空间和资金;(5)在准确的时间将准确的管理信息传递和反馈给高层管理人员;(6)保证办公室管理达到自身目标。
  5、办公室管理工作简化的意义
  办公室管理工作简化的意义表现在:
  (1)它从整体上提高办公室管理工作的效率
  (2)节省人力、物力和办公开支
  (3)通过办公室工作系统的测定分析,为上级管理者提供咨询,帮助他们做好管理和决策
  (4)在全体办公人员中灌输“效率就是生命”的观念,使办公人员心中时刻有效率观念
  二、让办公室环境创造价值
  办公室的墙壁、天花板、办公机具等的颜色构成厂颜色环境。由于不同颜色对人的生理和心理有不同的影响,因此,国际化企!比办公室的颜色也是一种可以利用的管理手段。实践证明,如果能有效地控制住颜色环境,将有助于减少工作人员的疲劳,保护其视觉能力,提高其辨别事物的速度,有助于给工作人员带来良好的感受,帮助其建立与工作需要相适应的情绪,减少工作中的差错,提高工作效率。
  通常蓝、紫色调最易引起眼睛疲劳,红、橙次之,黄绿、绿、蓝绿、淡青等色调引起视力疲劳的较少。红、橙、黄等色给人以温暖感、轻快感,青、绿、紫等色给人以寒冷感、沉重感,而且它们的彩度越高,感觉越明显。另外,红、橙色有引起兴奋的作用,也会引起不安和神经紧张,蓝、青色则有镇静作用,易在心理上产生清洁、镇静、肃穆的感觉,大面积使用甚至给人以荒凉感。在同一平面上,暖色给人以前进感,冷色则使人有后退感,明度高的颜色使人感到近,明度低的颜色使人感到远。
  办公室的颜色环境的条件指标中的色调应在人的生理反应方面接近中性,这样能给人以平静感,有利于保护视力。为此,适合以绿色、黄色、白色作为基本色,房间的颜色不要单一或让一种色调占主要地位,而应使天花板、墙围、墙壁、地面的色调有所不同,较亮者在上,较暗者应置于下方。房间工作温度高时应用冷色;相反,则用暖色。

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