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2015年二级秘书资格办公事务和管理指导(5)

2015年3月24日来源:233网校网校课程 在线题库评论
  档案信息安全
  一、控制纸质档案的使用
  档案柜一般都上锁,秘书不在时,要锁住档案柜以保护纸质文件。到档案室取送资料时,要有专人负责。
  把资料从档案室中取出时,在原来放资料的地方做一个标记,可以记录借出日期、材料名称、借者姓名及归还日期等。
  二、控制缩微品档案的使用
  缩微品档案的载体和信息是合二为一的,对缩微品信息安全的控制,实际上就是对缩微胶片的安全保管。因此,要保证缩微品档案的信息安全,必须注意:
  (1)将存放有缩微品档案的柜子上锁,以防丢失或外人的随便使用。
  (2)不能将缩微品原件外借,以防损坏或丢失。
  (3)缩微品的存取借用要和纸质档案一样有相应的记录。
  (4)存取胶片时戴上手套,或者拿取胶片的两边,避免造成污染、擦痕或留下指纹等。
  (5)阅览室最好装有空调设备,保证室内有适当的温度和湿度。
  三、控制电子档案的使用
  秘书使用的计算机很可能不是一人“独占”,如果是这样,别的使用者就可能会看见他不希望别人看见的资料,甚至被另存盘或打印出来。他们就更容易把它带出办公室了;如果他发了一封电子邮件,这封邮件的内容可能会被发到电子信箱或者告示板上,和他使用同一系统的人都能看到这些信息。因此,电子档案让人没有安全感,容易被人非法使用。
  1、必须采取各种措施控制电子档案的使用
  1.请上司规定清楚哪些人可以打开这个电子档案。
  2.如果计算机离一些无关的人很近,就要采取一些适当的安全措施:
  (1)使用密码,没有密码将无法检索文件;
  (2)锁住计算机,这样其他任何人都打不开;
  (3)锁上装有软盘的盒子或箱子。
  3.如果一些同事有权借用这个秘书的电子档案,他要把原件留在自己身边,拷贝一个副本给他们。当然,拷贝是一件非常方便的事,所以绝对不能把非常机密的材料拿出办公室,非上司有特殊的明确说明。
  4.保存一份流外(外借)档案,在上面记录借出日期、材料内容、借者姓名和归还日期等。
  5.如果使用了别人的计算机或者软盘在别的计算机上使用过,在把它们拿到自己机器上使用之前,一定要先查毒、杀毒。给自己的计算机装上防病毒软件,并注意及时更新,因此病毒更新换代的速度也是十分迅速的。
  6.不同的软盘要存放在专门设计的盒子、圆盘或其他箱子里,这些盒子或箱子最好有盖,这样可以使软盘保持干净并不受损害。
  7.不要触摸磁盘的表面,要防尘、防油渍以及其他残留物,因为这些污染物都会抹掉软盘上的资料。磁盘还要远离磁场。
  8.光盘也需要有干净、安全的环境来保护。软盘的保护措施也可用于保护光盘。

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