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2015年秘书五级第一章第二节会中服务考点

2015年3月30日来源:233网校网校课程 在线题库评论
  第二节 会中服务
  本节重点
  接站、签到工作以及引导与会人员就座都是五级秘书在会中服务不可缺少的内容,通过学习本节内容可以使秘书了解会中服务的工作流程,掌握基本的会中服务技能。
  一、完成接站工作
  (一)相关知识
  1.接站的准备内容
  会议的性质与规模不同,接待的要求、程序和规范也不同。
  2.接站的车辆安排
  要备有足够的车辆和接站的人员。接站的车辆可以是企业内部的车辆,也可是专业性的汽车出租公司提供的。无论是任何一种或是兼有,都要事先对接站的司机进行简单的培训或提出相应的要求,如:提前到达接站地点,注意交通安全,接站时注意接待礼貌,注意接站时前后车辆的衔接等。
  (二)示例分析
  王宇到天地公司上班的第二天就参加了会务接站的工作,他从初萌手中接过了两个牌子就跟司机上了车。在火车站的出战口,他高举着牌子眼巴巴地等了半天,也没见有人向他走过来。再看看时间,自己接的那趟车显然早就到了,这时他才仔细看了看牌子,牌子上写着:“接上海来京的张先生”。
  点评:接站牌虽小,但接站的信息一个也不能少,接站牌上应该写清来客的车次、时间、发站、来客姓名全称以及迎接客人的单位或会议名称。
  (三)工作程序
  (1)先搜集各种会议的回执和反馈信息,掌握与会代表的名单以及飞机火车抵达的准确时间,并将其编制成一目了然的表格,并统一协调。
  (2)根据总表的信息,安排接站的车辆和人员。
  (3)对安排的人员进行培训和要求。
  (4)接站人员要火手一份与会代表抵达的时间表,按分工的时间和线路迎接。
  (5)要有统一的指挥调度系统,明确交通工具的班次和具体的时间地点,并要掌握与会议代表的联络方式。
  (6)对于自备交通工具的外地与会人员,要事先通过发传真或电话的形式告之到达报到地点的详细路线图。
  (四)注意事项
  1.接站的分工和要求
  (1)接站的分工
  (2)接站工作的要求
  要做到准确无误地接送,就要做好充分的准备:
  ①要掌握代表的名单及抵离的准确时间。
  ②要备有足够用的车辆。
  ③要有良好的指挥调度,人车要值班。指挥调度要有一份代表抵离时间表。
  ④所有车辆和人员要按时间、路线接送。
  2.报到工作的内容
  报到的方式一般是要求与会者本人持会议通知亲自报到。
  为了醒目,一般在报到处周围设立引导牌,注明报到位置。
  (1)秘书人员应在与会者到达报到地点时热隋礼貌地接待。
  (2)在报到处的周围设立引导牌和标识牌,标明报到的具体位置。
  (3)负责报到接待人员要热情主动地迎接与会者,向报到者表示欢迎,在证实报到人员身份后,将预先准备好的文件袋(包括文件、证件、餐券、住宿房间号码、文具等)发给报到人员。
  (4)、必要时,引导与会者去其住宿的房间,并简单介绍周围的情况和开会的要求。

  更多资料: 2015年秘书五级第三章文书拟写与处理考点汇总

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