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2015年秘书五级第三章文书拟写与处理第二节收发文处理考点

2015年4月10日来源:233网校网校课程 在线题库评论
导读: 2015年秘书五级第三章文书拟写与处理第二节收发文处理介绍了了解文书处理程序,熟悉文书签收、拆封、登记、分发的要求,能够准确无误地签收、拆封、登记、分发文书。
  第二节  收发文处理
  本节重点
  了解文书处理程序,熟悉文书签收、拆封、登记、分发的要求,能够准确无误地签收、拆封、登记、分发文书。
  一、文书的签收
  (一)相关知识
  1.收文处理的程序
  收文处理是对收到文书的办理与管理活动。
  收文处理程序包括文书的签收、拆封、登记、分办、传阅和拟办、批办、承办、催办、注办。
  2.发文处理的程序
  发文处理是根据工作需要形成的发出文书的整个运行过程,是秘书日常文书处理的重要部分。
  发文处理程序包括草拟、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、封发。
  3.文书签收的含义
  文书签收是指收件人在收到来文后,经过清点,在送件人的投递单或送文簿上签字,履行交接手续。
  4.文书签收的要求
  (1)按照投递单或送文簿对来文进行签收。
  (2)发现有误投、误送或破封散包、密封损毁情况,应拒收。
  (二)示例分析
  一天上午,初萌刚上班不久就收到几份文书,她查看投送单上的件数与收到件数正好相符,就收下来件,在送件人的投递单上签字。当她进行来件登记时,发现有一封信的收件人姓
  名自己没有见过,问人力资源部门也说无此人。这时,初萌才知道,自己错收了一份不该收的来件。
  点评:进行签收,一定要认真清点,仔细核对,既查看数量,又查看收件人,确认无误、无破损之后,才能履行签收手续。
  (三)工作程序
  1.清点
  收到文书要逐件清点,查看投递单登记的件数与实有件数是否相符。
  2.检查
  检查收件是否属于本单位收件;检查书写的收、发件单位或个人是否明确;检查封口是否破损;检查信封号与递送人在签收登记簿上所登号码是否一致。确认没有问题后,方可收下。
  3.签字
  清点检查无误后,在投递单或送文簿上签字,并注明日期。
  签字要字迹工整、清晰,急件注明收到的年、月、日、时、分。
  (四)注意事项
  (1)签收要态度认真。清点来件时,要集中精力,认真对待,尽可能不受干扰。
  (2)签收要耐心操作。秘书每天要接收大量的文件和信函,不能怕麻烦,更不能有急躁情绪,要耐心细致,避免出差错。
  (五)相关链接
  分拣来件
  秘书每天都要收到大量文书及其他信息材料。收到来件后,要立即进行分拣:将文书与报纸、杂志、广告分开;将私人邮件与公务邮件分开;将收到的来件按收件部门分开,再把同一部门来件按缓急程度排放,特急件放在最上面,依次为急件和平信,避免积压急件,贻误工作。

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