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2015年秘书五级考试考点速记-发送会议通知工作程序

2015年2月17日来源:233网校网校课程 在线题库评论

发送会议通知工作程序

  1.发送会议通知的方法

  在各项会议准备工作基本就绪以后,要尽早发出会议通知,以便与会人员提前做好准备。

  (1)口头通知与书面通知

  1)口头通知。即当面或用电话通知。小型会议或与会人员集中居住的会议,适用口头当面通知。参加人数较多而发书面通知来不及或不方便的会议,适用电话通知。

  2)书面通知。即书面印制的通知或板报、网络上发布的通知。参加人数较多或者比较重要的会议,宜发书面通知。

  (2)正式通知和非正式通知

  1)正式通知

  为了规范公司的管理及运作,除了非正式会议和每日例会之外的所有会议,均应正式打印会议通知,再通过书面形式或电子邮件传递给有关人员,以示正规和郑重。

  2)非正式通知

  非正式会议可采用非正式通知,如先发传真或打电话,随后再寄备忘录或信函。也可先发电子邮件,再通过电话或回复电子邮件确认。

  一些会议(如股东大会)在发送通知时应按规定的会议规则行事。发通知的同时应附上一份代理委托书。其他类型的会议如无法出席,也应在必要时授权代理,以保证通过决议时达到所需的法定人数。

  2.发送会议通知的程序

  发送会议通知的程序具体如下:

  (1)明确会议通知发送对象和联系方式一填写会议通知单并准备好相关附件一选择会议通知信息传递方式一确认会议通知是否送达(或收回和处理回执单)。

  (2)如果有预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况,应随信寄发一份。

  (3)书面通知的地址、邮编一定要填写正确。装信封和邮寄时应注意不要错装、漏装或漏寄。通知的封筒应醒目标出“会议通知”字样。

  (4)需要回复的会议通知或预备通知还可夹人一张明信片,上面注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名,以便对方有时间考虑并能及时回复。

  (5)对于经常参加某类会议的部分人员,可用计算机打印出标签或准备多套邮寄标签,以免重复打印,对于计算机中保存的地址要注意随情况变化不断更新。

  (6)不管以什么方式发出的会议通知,都应抓住确认回复环节,以确保会议信息能够按时、完整地传达给与会者。

  (7)可将会中使用的有关票证(入场券、代表证、汽车通行证、座次号、编组名单、就餐证和乘车证等)与会议通知一并发出。

  (8)如果某些与会者对会议地址不熟悉,应附加一份说明或回执单,要求与会者告知具体的到达和返程日期,并标明到达会址的汽车、火车等交通工具、线路。

  (9)会议通知样本要作为档案收存。



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