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2015秘书资格五级考试复习指南(6)

2015年9月20日来源:233网校网校课程 在线题库评论
导读: 2015秘书资格五级考试复习指南(6):办公室事务和管理

  办公室事务和管理
  
  鉴定要点与重点提示
  
  一、鉴定要点
  
  掌握维护责任区工作环境的基本要求;正确识别办公场所和常用设备的隐患;掌握日常办公室事务的处理方法,包括邮件或文件的收发、接打电话、办公用品的发放和管理;能够合理安排日常工作及上司交办的工作;对日常办公事务进行协调;熟悉办公用品和易耗品的范围和分类。
  
  二、重点提示
  
  1.经常清洁整理责任区
  
  (1)秘书要经常清洁整理由自己负责的办公区。
  
  (2)清洁整理本人参与的公用区域。
  
  2.设备、物品要放置适当、取用有序
  
  (1)本人经常使用的办公用品和设备摆放有序,方便操作。
  
  (2)公用资源摆放有序,用后归位。
  
  3.办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患
  
  (1)地、墙、天花板、门、窗的安全。
  
  (2)室内光线、温度、通风、噪声、通道方面的隐患。
  
  (3)办公家具方面的隐患。
  
  (4)办公设备及操作中的隐患。
  
  (5)工作中疏忽大意造成伤害的隐患。
  
  (6)工作中疏忽大意造成失密的隐患。
  
  (7)火灾或消防中的隐患。
  
  4.收、发文件或邮件的工作程序
  
  (1)收文件或邮件的工作程序包括:签收、拆封、登记、分类。
  
  (2)发文件或邮件的工作程序包括:查对、检查附件、分类、标记、检查邮编、签名、登记、了解有关规章制度和寄发时间。
  
  5.上司不在时,秘书处理信件或邮件的方法
  
  (1)将公司和外来的信件或邮件分开,并把内容大致记录下来。
  
  (2)主动与上司联系,告诉上司需要亲自处理的邮件或信件。
  
  (3)把信件或邮件交给公司有权处理的人回复。
  
  (4)把寄给上司的信件或邮件连续编号。
  
  (5)把需要上司亲自处理的信件或邮件保存下来,并在通知发件人已收到的信中告诉对方何时可以得到回复。
  
  (6)把积压的信件或邮件分别装入纸袋中,标上“需要××处理”的字样。
  
  6.接打电话
  
  (1)处理电话留言的一般原则:简洁、完整、准确、及时送达。
  
  (2)接电话的方法
  
  1)“响铃不过三”。
  
  2)有问候语。
  
  3)如果来电要找的人不能接听电话,要恰当回答。
  
  4)注意接电话的语调。
  
  5)做好电话记录。
  
  (3)拨打电话的方法
  
  1)首先报出本人的姓名和单位名称。
  
  2)如果想留言请对方回电,要留下自己的电话号码。
  
  3)要问对方此时打去电话是否方便。
  
  4)注意自己的语言。
  
  5)适时结束通话并用规范的结束语。
  
  7.办公用品的发放程序
  
  (1)指定专人发放。
  
  (2)按单位的有关制度和规定时间发放。
  
  (3)紧急物品发放必须有相应的程序处理。
  
  (4)填写物品申领表,由授权人签字批准。
  
  (5)清点核实发放的办公用品。
  
  (6)提醒领取部门或个人节约使用办公用品。
  
  8.节约使用办公用品的措施
  
  (1)复印机:填写申请表;发复印卡以限制部门使用;彩色复印要统一管理。
  
  (2)传真机:指定专人使用;做好登记并保留发送记录。
  
  (3)计算机、打印机、因特网:限制使用,彩色打印要集中管理;严格管理因特网的使用。
  
  (4)电话、移动电话:控制打私人电话和国内国际长途电话;按规定使用移动电话。
  
  9.用ABCD法则排出工作的优先等级
  
  A类:重要并紧急的,必须立即做、优先做。
  
  B类:重要而不紧急的,应接着处理。
  
  C类:紧急而不重要的,有时间才做。
  
  D类:不重要又不紧急的,可以不做。
  
  10.有效利用时间的方法
  
  (1)明确自己的工作任务和职责。
  
  (2)要区分常规工作和非常规工作。
  
  (3)分清工作的轻重缓急,判断工作的先后次序,科学有序地完成工作任务。
  
  (4)巧妙地运用一些方法,合理分配精力,精明地利用时间,以提高效率。
  
  (5)使用办公辅助手段帮助组织工作。
  
  (6)安排工作要适应整个流程的正常运转,不间断、延误或降低团队的整体效益。
  
  (7)要遵照组织制定的规章制度和有关工作的承办周期安排工作。
  
  (8)秘书要记好工作日记并认真分析、评估自己利用时间的有效程度。
  
  11.日常办公事务的协调
  
  (1)内部会议室的预订工作。
  
  (2)用车预订工作。
  
  (3)协助同事印制名片。
  
  (4)协助安排各办公室的桶装饮用水。
  
  (5)协助组织入口处的出勤登记打卡工作。
  
  (6)按组织要求,保证接待岗位上班时间都要有人。
  
  12.掌握好协调工作的基本原则
  
  协调时应从组织的整体利益出发,先考虑重要、紧急、难度大、不方便的工作或事情,通过协调力求安排好次要、非紧急、难度小或较方便的工作或事情。

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