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2015秘书资格五级考试复习指南(8)

2015年9月21日来源:233网校网校课程 在线题库评论
导读: 2015秘书资格五级考试复习指南(8):会议与商务活动

    会议与商务活动

    鉴定要点与重点提示

    一、鉴定要点

    掌握发送会议通知的方法及注意事项,能够拟写带回执的会议通知;掌握各种会议证件的制发和会议文件资料的发放;了解与会人员的接站、报到、签到工作的基本内容和程序;做好会议的善后工作,包括安排与会人员返程、会议文件资料的清退及会议室的整理。掌握会见与会谈、开放参观准备工作的内容及活动的基本程序;商务旅行准备工作的主要内容。

    熟悉会议构成的要素;会议的种类与作用;内部会议室的预订方法。

    二、重点提示

    1.发送会议通知

    (1)发送形式:正式通知,非正式通知。

    (2)发送内容

    1)预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况。

    2)需要回复的会议通知或预备通知中可加入明信片。

    3)会议中使用的有关票据。

    4)附说明或回执单,要求与会者告知具体的到达和返程日期,标明交通工具及线路。

    (3)发送会议通知的注意事项

    1)明确会议通知发送对象。

    2)落实发送的回复确认环节。

    3)对书面会议通知的地址、邮编要填写正确。

    2.会议通知

    (1)会议通知的主要内容:被通知部门、人员、职务、通知事由、会议时间、会议地点、出席对象或范围、会议程序、议事内容、注意事项、公司全称、通知部门、通知者姓名和职务、通知日期。

    (2)按正确格式拟写会议通知及会议回执。

    3.会议的各种准备工作

    (1)制作姓名卡片、会议证件的方法

    1)内容设计上有会议名称、与会者姓名、称呼、身份、组织名称。

    2)重要的大型会议要贴本人照片,并加盖印章。

    (2)会议文件资料发放的基本方法

    1)按照与会者名单,准备好每人一个文件袋。

    2)分发重要文件要编号、登记,保密文件要注明密级。

    3)征求意见稿或保密文件应附文件清退目录。

    4)适时适量。

    5)内容重要又需要事先送达与会者的文件,可派专人递送或用传真、特快专递送达。

    (3)会议所需用品和设备的准备

    1)准备会议所需物品要尽量考虑全面,有备无患。

    2)会议用品和设备的类型分为必备用品和特殊用品。

    (4)预订内部会议室的方法

    1)要打出一定的提前量,在确定准确的会期后,应尽早预订。

    2)在使用的前一天,一定要再次落实。

    3)会议室的大小、格局、设备的配备与会议的人数、性质和类型相匹配。

    4)留有足够的自由使用空间,会议之间的间隔不宜太紧。

    5)事先查看会议议程,了解会议是否需要音像辅助设备,并事先将设备调整到最佳状态。

    (5)接站报到工作的主要步骤

    1)有统一的指挥调度系统,掌握与会者到达的时间和联系方式。

    2)备有足够的车辆和接待人员。

    3)如设接待站要制作醒目的牌子或横幅,表明“××公司接待处”的字样;并设立引导牌或标识牌,表明报到的具体位置。

    4)事先准备好文件袋发给报到人员。

    (6)会议签到和引导工作

    1)小型会议可由秘书逐一进行签到。

    2)大型会议可用签到卡或电子签到机进行签到。

    3)准备好登记本、签字笔等用具,必要时准备好嘉宾的留言簿。

    4)按礼仪规范引导与会者入场。

    4.会议的善后工作

    (1)安排与会人员返程工作

    1)提前做好与会者车、船、飞机票的登记预订工作。

    2)帮助与会者提前做好返程准备。

    (2)会议文件资料清退的方法

    1)小型内部会议可在会议结束时请与会者将文件放在桌上,由文秘人员统一收集或由文秘人员在会议室门口收集。

    2)大中型会议可提前发出清退目录,先由与会者个人清理,再统一交秘书处或下发收集目录,限时交退。

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