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2015年秘书资格五级考试备考知识点(5)

2015年9月24日来源:233网校网校课程 在线题库评论
导读: 2015年秘书资格五级考试备考知识点:制作会议证件的程序

    制作会议证件的程序

    制作会议证件的程序为:设计内容→设计颜色→控制印制数量→发放中的特殊要求(照片)→盖章确认。

    召开重要的大中型会议应视必要制发姓名卡片和会议证件,通常小型会议不必制发证件。

    制作会议证件的注意事项

    (1)重要的大中型会议,证件和姓名卡片要正规。内容设计上要有会议的名称、与会者姓名、称呼(先生、女士、小姐等)、身份(职务、职称等)、组织或公司的名称。

    (2)重要的、具有保密性质的会议要在证件上贴上本人的相片,并加盖大会印章。

    (3)证件的形式应反映出会议的内容,设计要尽量经济实用、美观大方。

    (4)大型会议应区分正式代表、列席代表、新闻媒体、工作人员、服务人员等不同身份参加者的姓名卡片的样式。可将他们的姓名卡片设计为红、蓝、白、黄4种不同的颜色。也可以将姓名卡片设计为正式代表采用系带式的卡片,其他人员采用夹子式的卡片来区分不同的身份。

    (5)应在会议的接待区向与会人员发放姓名卡片,并在主席台等必要的地方放置台签式姓名卡片。

    (6)应注意根据公司不同的文化理念设计会议证件或姓名卡片。

    制作会议指示标识的方法

    (1)会议主办者内部简易制作法

    一些不太重要会议的指示标识可以由内部用计算机制作或手工制作。

    (2)由专业性的会议承办机构制作

    一些重要会议的指示标识需要制作规范和正式,要用专业性的设计和制作,因此,需要请专门性的公司来完成此项工作。

    会议证件的作用

    会议证件一般有以下4个作用:

    (1)证明身份。

    (2)保证会议安全,控制人员出入。

    (3)统计到会人数。

    (4)维持会议的程序。

    会议证件的类型主要有以下几种:

    (1)代表证:与会者不仅能参加会议,而且有表决权、选举权。

    (2)列席证:能够到会旁听,但无表决权。

    (3)工作证:只证明是大会的工作人员,在会议期间出人行走有一定的限制。

    (4)记者证:只发给新闻媒体有关的工作人员、记者,持记者证在有些工作区域出入受到限制。

    (5)来宾证:表明是主办方邀请的嘉宾。

    会议指示标识的类型

    会议标识是指在会议的准备和召开过程中,为了使与会者更容易找到座位,并了解会场周围的环境,使会议的组织更加有条理,需要在会场和相关服务区域摆放某些标识物,如各种指示牌,接待处和签到处的标志,贵宾室、饮水处、洗手间的标志等。

    (1)标识牌(或指示牌)。中、大型会议事先应划好区域,。贴上标识牌,使与会者顺利入座,并能够很方便地找到签到处、贵宾室、饮水处、洗手间等。

    (2)区域图(或路线图)。在一些体育馆和礼堂,为了使参会的单位入场、退场井然有序,事先划出区域图,并张贴于门口。在一些表彰、总结类型的大会上,应将被表彰、受奖励对象或其代表安排在前几排,并在座位上贴上名签,并标示于区域图上。

    (3)名签与台签。在主席台和签到处等地方要摆放各种名签或台签,以标明人员的身份或办事机构的名称。

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