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2015年秘书资格五级考试备考知识点(6)

2015年9月24日来源:233网校网校课程 在线题库评论
导读: 2015年秘书资格五级考试备考知识点:文书的签收

    文书的签收

  (一)相关知识

  1.收文处理的程序

  收文处理是对收到文书的办理与管理活动。

  收文处理程序包括文书的签收、拆封、登记、分办、传阅和拟办、批办、承办、催办、注办。

  2.发文处理的程序

  发文处理是根据工作需要形成的发出文书的整个运行过程,是秘书日常文书处理的重要部分。

  发文处理程序包括草拟、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、封发。

  3.文书签收的含义

  文书签收是指收件人在收到来文后,经过清点,在送件人的投递单或送文簿上签字,履行交接手续。

  4.文书签收的要求

  (1)按照投递单或送文簿对来文进行签收。

  (2)发现有误投、误送或破封散包、密封损毁情况,应拒收。

  (二)示例分析

  一天上午,初萌刚上班不久就收到几份文书,她查看投送单上的件数与收到件数正好相符,就收下来件,在送件人的投递单上签字。当她进行来件登记时,发现有一封信的收件人姓

  名自己没有见过,问人力资源部门也说无此人。这时,初萌才知道,自己错收了一份不该收的来件。

  点评:进行签收,一定要认真清点,仔细核对,既查看数量,又查看收件人,确认无误、无破损之后,才能履行签收手续。

  (三)工作程序

  1.清点

  收到文书要逐件清点,查看投递单登记的件数与实有件数是否相符。

  2.检查

  检查收件是否属于本单位收件;检查书写的收、发件单位或个人是否明确;检查封口是否破损;检查信封号与递送人在签收登记簿上所登号码是否一致。确认没有问题后,方可收下。

  3.签字

  清点检查无误后,在投递单或送文簿上签字,并注明日期。

  签字要字迹工整、清晰,急件注明收到的年、月、日、时、分。

  (四)注意事项

  (1)签收要态度认真。清点来件时,要集中精力,认真对待,尽可能不受干扰。

  (2)签收要耐心操作。秘书每天要接收大量的文件和信函,不能怕麻烦,更不能有急躁情绪,要耐心细致,避免出差错。

  (五)分拣来件

  秘书每天都要收到大量文书及其他信息材料。收到来件后,要立即进行分拣:将文书与报纸、杂志、广告分开;将私人邮件与公务邮件分开;将收到的来件按收件部门分开,再把同一部门来件按缓急程度排放,特急件放在最上面,依次为急件和平信,避免积压急件,贻误工作。

  文书的拆封

  (一)相关知识

  1.文书拆封的含义

  拆封是把收到的封闭的文件、信函拆开,并将封内的材料取出。

  2.文书拆封的要求

  (1)拆封前核对来件的接收者。

  (2)不该自己拆的文书不拆。

  (3)拆封要避免损坏封内的文书。

  (4)要取干净信封内的文书。

  (5)发现信封内没有材料,应及时与来件单位联系。

  (6)重要信件的拆封应有两人在场。

  (二)示例分析

  初萌收到几份来件,她一看信件上都没有“亲启”、“机密”字样,于是拿起剪刀就剪开了封口。当取出信封内的信件一看,糟了,折叠的信件上部被剪掉了。

  点评:收到的来件要确保完好无损,避免由于操作不当导致信封内的文书在拆封时受到损坏。

  (三)工作程序

  1.确定拆封范围

  秘书应在授权范围内拆封文件。因此,在拆封之前要确定来件是否可以由自己拆封。标明“X X X亲启”或“保密”字样的收件,要经授权方可拆封,否则应当交给收信人或有关人员处理。

  2.启封

  手拿信封,竖起轻弹数下,用剪刀从一角开启或使用信封开启器,防备信封内的文书或重要物件留在信封的边缘而在拆封时遭致损坏,然后用手将文书小心取出,防止用力过猛将文书粘连处拉损。

  3.检查核对

  将取出的文书逐件核对,有附件的按附件序号逐一清点,并用曲别针将正件与附件别在一起。遇有多张纸型不规则的附件一般应把较小的附件放在前面。

  (四)注意事项

  (1)拆封的文书应按照重要程度或紧急程度自上而下叠放整齐。

  (2)拆封的文书要分门别类。

  (3)拆封的文书可用文件夹存放起来。

  (4)可以通过文件夹的颜色、数字或顺序等识别标记来区分收件的类别。

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