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2015年秘书资格五级考试备考知识点(8)

2015年9月25日来源:233网校网校课程 在线题库评论
导读: 2015年秘书资格五级考试备考知识点:接站的相关知识、会议室的分类。
  • 第1页:接站的相关知识

  接站的相关知识

  1.接站的准备内容

  会议的性质与规模不同,接待的要求、程序和规范也不同。

  2.接站的车辆安排

  要备有足够的车辆和接站的人员。接站的车辆可以是企业内部的车辆,也可是专业性的汽车出租公司提供的。无论是任何一种或是兼有,都要事先对接站的司机进行简单的培训或提出相应的要求,如:提前到达接站地点,注意交通安全,接站时注意接待礼貌,注意接站时前后车辆的衔接等。

  接站的工作程序

  (1)先搜集各种会议的回执和反馈信息,掌握与会代表的名单以及飞机火车抵达的准确时间,并将其编制成一目了然的表格,并统一协调。

  (2)根据总表的信息,安排接站的车辆和人员。

  (3)对安排的人员进行培训和要求。

  (4)接站人员要火手一份与会代表抵达的时间表,按分工的时间和线路迎接。

  (5)要有统一的指挥调度系统,明确交通工具的班次和具体的时间地点,并要掌握与会议代表的联络方式。

  (6)对于自备交通工具的外地与会人员,要事先通过发传真或电话的形式告之到达报到地点的详细路线图。

  接站的注意事项

  1.接站的分工和要求

  (1)接站的分工

  (2)接站工作的要求

  要做到准确无误地接送,就要做好充分的准备:

  ①要掌握代表的名单及抵离的准确时间。

  ②要备有足够用的车辆。

  ③要有良好的指挥调度,人车要值班。指挥调度要有一份代表抵离时间表。

  ④所有车辆和人员要按时间、路线接送。

  2.报到工作的内容

  报到的方式一般是要求与会者本人持会议通知亲自报到。

  为了醒目,一般在报到处周围设立引导牌,注明报到位置。

  (1)秘书人员应在与会者到达报到地点时热隋礼貌地接待。

  (2)在报到处的周围设立引导牌和标识牌,标明报到的具体位置。

  (3)负责报到接待人员要热情主动地迎接与会者,向报到者表示欢迎,在证实报到人员身份后,将预先准备好的文件袋(包括文件、证件、餐券、住宿房间号码、文具等)发给报到人员。

  (4)、必要时,引导与会者去其住宿的房间,并简单介绍周围的情况和开会的要求。

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