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2015年秘书资格五级考试备考知识点(11)

2015年9月25日来源:233网校网校课程 在线题库评论
导读: 2015年秘书资格五级考试备考知识点:接电话的方法、接待来访者的工作程序。

  接电话的方法

  1、“响铃不过三”;2、接电话的问候语;3、如果来电要找的人不在或因开会不能来接电话,秘书可有三种选择;4、记录并引用对方的名字;5、接电话的语调;6、排除干扰;7、做好电话记录。

  接电话的注意事项

  1、接听电话时应使情绪调整稳定后用愉快的声调交谈;2、接听电话不可声音过大、离话筒太近会产生过重气流声;3、与工作无关的来电应尽快结束通话,或告知对方另约时间通电话;4、正与客人交谈时接来电,应先向客人致歉并尽快结束通话;5、接听客户的投诉和抱怨电话切忌不可争辨和随意承诺,而应先致歉意然后通过相关手续解决问题;6、如果此时不便谈话,应直言相告,表示稍候再回电话,并说明回电话的准确时间,决不可失言;7、切忌不可看人行事,只凭对方的身份和地位而决定接或者不接,这是很不恰当的行为。

  办公环境

  一、为了维护好安全的工作环境,每一名秘书都要树立安全意识,做到:

  1、学法懂法,树立安全意识,维护公司的利益,保护自己合法的劳动权益。

  2、上岗前学习了解有在安全生产、劳动保护的规定和本组织的规章制度,并自觉地遵守执行。

  3、主动识别工作场所存在的隐患,并在职权范围内排除。

  4、发现工作场所存在的隐患,并在职权范围内排除。

  5、按照设备安全操作规程操作设备,识别运行中存在的隐患,在职权范围内排除。

  6、发现设备故障,应立即报告,并填写“设备故障登记表”。

  二、上岗前应了解的办公场所的安全规定包括:

  1、国家或地方有关安全生产和劳动保护的规定,如《劳动法》;

  2、用人单位制定的安全规定和环保规定,如有关吸烟场地的规定;

  3、组织所租用的写字楼、场地等业主制定的相关规定,如写字楼制定的出现火警情况的疏散程序等。

  礼貌送客

  (1)主动为客人取衣帽等物,并扫视一下桌面,看是否有东西被遗忘;

  (2)为客人开门;

  (3)送客人到电梯时,要为客人按电梯按钮,在电梯门关上前道别,如送到大门口,要一直等到客人所乘坐的汽车开出视野后再转身回去;

  (4)和上司一起送客时,要比上司稍后一步;

  (5)马上整理好会客室,以便迎接下一位客人。

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