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秘书资格考试经验分享:特此通知的正确用法

2015年9月15日来源:233网校网校课程 在线题库评论

    通知是《党政机关公文处理工作条例》中规定的15个法定文种之一,它“适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。”因为它适用范围广、使用频率高、在机关公文中所占比重大,所以它的制作和处理一直为人们津津乐道,在使用过程中也常常出现这样那样的问题。近日,笔者应邀到一单位去作有关公文写作与处理的讲座,在翻阅该单位历年的《文件汇编》时,发现每一份通知的末尾都有一个“特此通知”。那么,该做法是否正确呢?如果欠妥或者不正确又该怎么做呢?

    一、标注“特此通知”的目的和意义

    在长期的公文写作实践中,形成了一些特定用语,这些特定用语绝大多数是沿袭历代文言文中的定型词语形成的,少数来自现代汉语中相沿成习的说法,它是公文特有的语言现象,是公文的专业用语。这些专业用语的含义是人们所公认的。它们言简意赅、表意准确、简洁明快、庄重典雅,恰当地加以使用,对于体现公文的庄重性和严肃性具有一定的作用。

    “特此通知”与“此令”“此告”“请批示”“特此函达”“望即函复”“特此通告”“特此批复”“请认真贯彻执行”“以上意见如无不妥,请批转各地区执行”等同属结束用语。应用文中的结束用语有两种:一种是没有实际意义的,比如书信中跟“此致”连用的“敬礼”,就只是一个敬辞;一种是有实际意义的,比如公文中的结束语,或用以表达愿望,或用以提出要求,或用以重申强调。

    通知中使用“特此通知”这一结束语,一般有以下作用:

    一是表示重视。发文机关在阐述完正文内容后,郑重其事地以“特此通知”结束全文,表明所通知事项十分重要,发文机关十分重视;同时也是公文庄重性、严肃性的体现。二是表示强调。《现代汉语词典》对“特此”的解释是“公文、书信用语,表示为某件事特别在这里通知、公告、奉告等等”。通知以“特此通知”作结,不仅表明发文机关很重视,也有提请收文对象予以特别关注,认真贯彻落实通知事项之意。三是行文结构的需要。公文的结尾,要求简明扼要,意尽即止,并注意与开头相呼应。而使用约定俗成、形式固定的公文专用语这种定型式结尾方式,恰是公文结尾的一种常见形式。有了“特此通知”,通知就算是有了一个“尾”,文本从结构上也就完整了。

    二、“特此通知”使用中的常见问题

    “特此通知”在实际公文活动中的使用,主要存在以下问题:一是滥用。就像笔者所见到的那个单位,每一份通知都用“特此通知”,这里边极少数可能是恰当的,大多数可能是多余的。二是位置错误。有的置于正文之后下一段的顶格位置,有的置于正文之后下一段居中或靠右的位置,有的甚至置于发文机关名称和成文日期的正上方。三是标点使用不当。“特此通知”后到底用不用标点符号,学术界争论很大、莫衷一是,这造成了实际使用中的严重混乱:有的用标点,有的不用标点;有的用句号,有的用感叹号;有的甚至用黑体加以突出。

    三、“特此通知”的正确使用

    那么,“特此通知”到底该如何使用呢?这里需要弄清楚下面几个问题。

    一是在什么情况下需要使用,在什么情况下不需要使用。简短明了、精炼准确,这是公文写作的基本要求。因此,“特此通知”的使用应遵循这样一条原则:能不用就不用,能少用就少用。一般来说,下面几种情况不需要使用“特此通知”。

    1.印转类通知中一般不用。这里主要是指批转、转发文件的通知和印发、发布有关规章、文件的通知。这类通知讲究开门见山、直奔主题、意尽言止,因此无需赘言。例如:

    国务院关于印发《国务院工作规则》的通知

    国发〔2013〕16号

    各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委、各直属机构:

    《国务院工作规则》已经2013年3月20日召开的国务院第1次全体会议通过,现予印发。

    国务院

    2013年3月23日

    2.正文开头已经写明了“现将……情况通知如下:”的一般不用。这主要是为了避免前后重复,同时也为了使行文显得简短精要,收到文约而事丰的效果。通知中有这种情况的占绝大多数,所以绝大多数通知不用写特定结束语。例如:《国务院办公厅关于继续做好房地产市场调控工作的通知》(国办发〔2013〕17号)因为开头有“为继续做好今年房地产市场调控工作,促进房地产市场平稳健康发展,经国务院同意,现就有关问题通知如下:”这样的表述,所以结尾再没有使用也不能使用“特此通知”。

    3.通知本身已经有了结尾部分的一般不用。通知的结束语,除了使用专用术语“特此通知”外,还常用以下三种写法。(1)总结式结尾:总结全文内容,以深化观点,加深读者印象;(2)希望式结尾:发出号召,提出希望,展望未来,激励斗志;(3)说明式结尾:说明生效与施行时间、适用对象及有关事项。如果通知已经以这几种方式收束全文,后面就没有必要书写“特此通知”了。例如《国务院办公厅关于2014年部分节假日安排的通知》(国办发明电



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