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秘书从业经验:接待工作中的注意事项

2015年10月19日来源:233网校网校课程 在线题库评论
     秘书部门是组织的窗口,秘书有大量的人际往来活动,必然会产生大量的接待工作。小编为此整理了几点接待的注意事项:
     1、“出迎三步,身送七步”是迎送客人最基本的礼仪。秘书见有客人来访,应积极主动向前搭话,热情询问来意。一般来客都会或多或少会有点拘束,有时候也会不知道说什么,显得局促不安,这时候秘书要礼貌与之交谈,使之不感到紧张。秘书请来客就坐,奉上茶水。客人走时,秘书可以说一些挽留的话语,欢迎他下次的光临。 
     2、接待有三声。“来有迎声,问有答声,去有留声”。在见到客人时,秘书首先要问候“一路辛苦了”,“欢迎您来我们公司”等等。之后可以向对方作自我介绍,对方询问的问题,秘书人员要诚实地回答,但需要注意的是要维护本公司的形象和利益。来访者离开时,秘书人员必须热情的说:“欢迎来我们公司视察,一路走好”等。
     3、秘书在接待客人时要注意自己的着装打扮,穿不正式的服装会客是不礼貌的,肢体语言要得当、自然、动作不要过大。秘书的站姿和坐姿要合乎规范,让客人感到舒适自然。
     4、注意布置会客室。会客室应当庄重大方,主要的装潢、陈设的色彩不宜过多,最好不要超过三种。色彩过多会使客人眼花缭乱,无所适从。同时,不要选过于沉闷的白色、灰色、黑色,也不要选浓烈的红色、黄色,也不要选给人以轻浮之感的粉色、金色、银色,以蓝色、草绿为宜。
     5、3S动作迎客法。“stand,stare,smile”。“stand”的意思是站起来,当看到有客来访时应马上起立,快步迎上去,并送上亲切的问候,比如“您好”“请问您有什么事”等;“stare”的意思的是“注视”,和来访者交谈的时候一定要注视着对方,如果随便的东张西望,会让来访者觉得你不尊重他。”smile”的意思是“微笑”。微笑表现充满自信。面带微笑,表明对自己的能力有充分的信心,以不卑不亢的态度与人交往,使人产生信任感,容易被别人真正地接受,另外微笑表现真诚友善。微笑反映自己心底坦荡,善良友好,待人真心实意,而非虚情假意,使人在与其交往中自然放松,不知不觉地缩短了与来访者的心理距离。微笑为深入的沟通与交往创造和谐、温馨的良好氛围。笑的时候,应当做到表里如一,令笑容与自己的举止、谈吐相辅相成,锦上添花。
     6、以静制怒,以柔克刚。秘书人员碰到脾气暴躁的来宾,要冷静对待和处理,始终面带微笑,热情为其倒茶、让座。之后慢慢安抚对方情绪,“以情动人,以理服人”。妥善解决问题,维护公司形象。



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