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2016秘书资格考试从业经验:签字仪式

2016年4月13日来源:233网校网校课程 在线题库评论

  1. 签字的准备工作

  ⑴布置好签字厅

  要庄重、整洁、清静。

  室内应满铺地毯,正规的签字桌应为长桌,其上最好铺设深绿色的台呢布。

  签字桌应横放于室内,在其后可摆放适量的座椅。

  签署双边性合同时,可放置两张座椅,供签字人就座。

  签署多边性合同时,可以仅放一张座椅,供各方签字人签字时轮流就座。

  也可以人每位签字人提供座椅。签字人就座时,一般应面对正门。

  ⑵在签字桌上,循例应事先安放好侍签的合同文本以及签字笔、吸墨器等签字时所用的文具。

  ⑶与外商签署涉处商务合同时,还需在签字桌上插放有关各方的国旗。

  插放国旗时,在其位置与顺序上,必须按照礼宾序列。例如,签署双边性涉外商务合同时,有关各方的国旗需插放在该方签字人座椅的正前方。

  2. 签字时的座次安排

  ⑴签署双边性合同

  应请客方签字人在签字桌右侧就座,主方签字人则应同时就座于签字桌左侧。

  双方各自的助签人,应分别站立于己方签字人的外侧,以便随时对签字人提供帮助。

  双方其他随员,可以按照一定顺序在己方签字人的正对面就座。也可依照职位的高低,依次自左至右(客方)或是自右至左(主方)列成一行,站立于己方签字人的身后。

  当一行站不完时,可按照以上顺序并遵照“前高后低”的惯例,排成两行三行或四行。

  原则上,双方随员人数,应大体上相当。

  ⑵签署多边性合同

  一般仅设一个签字椅。

  各方签字时,须依照有关各方事先同意的先后顺序依次上前。

  助签人应随之一同行动。在助签时,依“右高左低”的规矩,助签人应站立于签字人的左侧。

  有关各方的随员,应按照一定的序列,面对签字桌就座或站立。

  3. 对待签合同文本的要求

  ⑴依照商界的习惯,在正式签署合同之前,应由举行签字仪式的主方负责准备待签合同的正式文本。

  应会同有关各方一道指定专人,共同负责合同的的定稿、校对、印刷与装订。

  按常规,应为在合同上正式签字的有关各方,均有供一份待签的合同文本。必要时,还可再向各方提供一份副本。

  ⑵签署涉处商务合同

  按照国际惯例,待签的合同文本,应同时使用有关各方法定的官方语言。

  此外,亦可同时并用有关各方法定的官方语言。

  ⑶待签的合同文本

  应以精美的白纸印制而成,按大八开的规格装订成册,并以高档质料如真皮、金属、软木等作为封面。

  4. 签约的程序

  签字仪式的正式程序一共分为四项,它们分别是:

  ⑴签字仪式的正式开始

  有关各主要人员时入签字厅,在既定的位次上各就各位。

  ⑵签字人正式签署合同文本

  通常的做法是,首先签署己方保存的合同文本,接着再签署他方保存的合同文本。

  商务活动规定:每个签字人在签署己方保留的合同文本上签字时,按惯例应当名列首位。因些,每个签字人均应首先签署己方保存的合同文本,然后再交由他方签字人签字。这一做法,在礼仪上自负盈亏为“轮换制”。它的含义是在位次排列上,轮流使有关各方均有机会居于首位一次,以显示机会均等,各方平等。

  ⑶签字人正式交换已经有关各方正式签署的合同文本

  此时,各方签字人应热烈握手,互致祝贺,并相互交换各自一方刚才使用过的签字笔,以示纪念。

  全场人员应鼓掌表示祝贺。

  ⑷共饮香槟酒互相道贺。

  交换已签的合同文本后,有关人员,尤其是签字人当场干一杯香槟酒,是国际上通行的用以增添喜庆色彩的做法。

  在一般情况下,商务合同在正式签署后,应提交有关方面进行公证,此后才正式生效。



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