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2016秘书资格(二级)办公事务和管理指导(3)

2016年4月15日来源:233网校网校课程 在线题库评论

  档案的转移

  我们每天都会产生大量的文件,而在这个“寸土寸金”的社会里,我们的办公室没有多余的空间存放这么多的纸质档案,因此要把它们转移到指定的贮藏室里,需要用时再取出。转移档案要制定一个周密的计划,并且要有很多的步骤,这样才能安全容纳大量资料。

  1.在转移之前计划好新的档案。

  2.如果全部档案都要转移,文件抽屉里只留下导引卡,要为新的档案提前准备好文件夹,文件夹的标签上使用与以前文件夹不同的颜色标明日期和主题。

  3.如果留下文件夹和导引卡,要准备一套文件夹装转移抽屉里的材料,在这些文件夹上贴上与原来的档案相同的标签并提前作好转移准备。

  4.如果有足够的空间,可以让准备转移的档案在办公室里再放几个星期,直到新的档案中积累了足够的参考资料。

  5.确保贮藏室有足够的空间和适合的环境存放旧档案。

  6.为避免影响正常的办公室工作,要在制定转移计划的几个小时之内完成整个转移过程,这时不妨多找几个人来帮忙,分工合作,既高效又保持工作质量。

  7.在所有转移文件或盒子上贴上标签,写明档案的内容、日期等内容以便认读时方便省时。

  8.把转移的档案或盒子捆紧,并在运送过程中确保安全。

  档案的检索规则

  一、编制索引的基本规则

  公司的事务不同,产生和收到的文件也是不同的,内容千差万别,但对这些内容迥异的文件编制索引,最重要的规则是一致性一对文件一视同仁,用同样的态度和方法对待每一份资料。

  二、编制索引的常用方法

  我们可以按个人的名称编制索引,也可以按企业的名称编制索引,还可以按政府或政治派别编制索引。无论采用哪种方法,都要注意一条相同的原则:确定一个最重要的分类标准,并把它作为一个根本划分依据。

  (一)按个人姓名编制索引

  人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明档案出处的检索工具。利用者借助人名索引,可以查到记载某一人物的材料。

  在姓名中,姓是最重要的部分,名字可以看成是第二重要的部分。如果某个名人有绰号,对待这个绰号也要遵循这一原则。有一些不能放在姓名后面的、由几个重要部分组成的头衔,在编制索引时,要按头衔组成部分的顺序排列。一般的头衔和级别都不归档,除非是证明身份或区别性别,或表明婚姻状况或数字顺序方面必不可少的头衔和级别。

  (二)按企事业单位名称编制索引

  我们在编制企事业单位名称索引时,除了要遵守上述这些规则,还要注意:

  6.在编制那些含有方位词做重要成分的名称索引时,例如,Northw.sternLife Insurance Company,在归档时每个方位词都要分开,即 North作为第一部分,Western作为第二部分。

  7.用于广播电台、电视台的名称,单个字母也要分开,处理成独立的部分。在有些公司的名称中包含一部分以数字形式出现的代号,这样的名称在归档时就将数字序列放在整个卷目的开头。如果代号全部写出,这些代号就要全部保留,并且要按字母顺序归档。

  8.外国商行的名称及包括在名称中的标题,一般就按它们的正常写法归档,除非其中

  有些成分是可识别的,如姓或全称,在这种情况中,可以与英文名称相似的部分处理。

  9、按政府和政治名称编制索引

  在为政府信件编制索引时,首先要抽取最重要的词。先按国家,然后再按部门、局或委员会的名称归档。如果是省或者是市,也用同样的方法,在省、市之后是这一级政府中相应的部门、局或其他更小的机构名称。

  军事设施要置于国家这一大卷目下,然后再归在设施名称小卷目下。

  编索引的整体处理原则可以作为在工作中编制我们自己的索引的重要参考,但一个秘书首先熟悉可用于自己公司的特殊的编制索引的方法。文件管理者应该向秘书介绍过去这个部门已经建立的、适用于所有重要的编索引的方法种类的指导思想。但无论如何,秘书要始终遵循这些指导方针,将文件资料的错置或遗失等情况降到最低程度,并在需要提取时做到迅速无误。



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