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2016秘书资格(二级)办公事务和管理指导(9)

2016年4月15日来源:233网校网校课程 在线题库评论

  办公室的文件收发工作

  1.收文

  (1)收到各类文件、信函等,及时签收、登记;

  (2)呈院领导批阅;

  (3)根据领导批示转有关部门传阅、处理;

  (4)将文件原文存档;

  (5)年终将文件按类归档并装订成册。

  2.发文

  (1)以成教院名义对外行文、发函须经办公室审核;

  (2)办公室将文件呈主管院长审定并签发;

  (3)办公室统一编发文号、打印、发放;

  (4)年终将发文存档并装订成册。

  办公室的布置与美化

  一、办公室的布置要素

  办公室的物质条件,应加以适当的设计,所有物质工作条件的主要要素为:(一)光线;(二)颜色;(三)音乐;(四)空气;(五)声音。这些要素不应分开设计,它们相互之间,不仅具有密切的关系,且与办公室的位置、布置、设计、机械等也有关。譬如,光线与颜色有关,而颜色又与办公室的布置有关。因此,上述要素的设计应注意互相协调。

  (一)光线

  充足的光线是办公室环境的重要因素之一。办公室的光线应使工作人员易看且不易疲劳。只有光线充足、舒适,才能够使工作人员减少疲劳、减少错误,做更多的工作,保持充沛的精力。

  办公室光线的来源包括自然光、日光灯及白炽灯。自然光有益于心理的健康,但因早晚光线不一,因此需有其人造光以弥补光线不足。日光灯能提供大量的照明,最适宜办公室布置。

  办公室光线系统的基本设计共有五种:直接光、半直接光、间接光、半间接光、直接间接光。其中,采用间接光或直接间接光较为优良。适当地提高办公室的光线的经费,是一种健全的投资。良好的光线约占办公室总工作成本的2%,而不良光线亦占总工作成本的0.5%.即仅增加总成本的1.5%,就在光线方面获得舒适、准确及精神上的满足。根据许多的研究显示,能提供适当的光线,则办公室的效率能提高10%-15%.

  (二)颜色

  颜色会影响人类的情绪、意识及思维。譬如颜色通常对于人类的血压及性情产生重要的影响。某颜色对于某些人有舒适的感觉;另外的颜色却有相反的效果,有些颜色使人心情放松;有些颜色则令人感觉郁闷。有些颜色能加速心智的活动;有些颜色则降低心智的活动。

  黄色、橙色与红色称为暖色,这些颜色令人心理上感到温暖与愉快。反之,蓝色、紫色与绿色称为冷色,它们令人感到平静。浅黄色、灰褐色与象牙色等淡色,令人有适度兴奋之感。

  目前办公室的颜色是趋向于单色化,亦即地板、增与窗帘的颜色要调和,然后再加上一种较鲜亮的颜色。譬如,先选择桌子的颜色,然后地毯的颜色选择与桌子的颜色相调和,而较地毯淡的颜色,可作为墙壁与窗帘的颜色。椅子或附属品如图画、桌子附属品、灯,则可爱要用鲜艳的颜色。

  总之,地板的颜色宜较墙壁的颜色深,墙壁的颜色则应较天花板为深。会议会客室宜用黄色或赤色。办公室夏季用蓝色与绿色,冬季宜用黄色与橙色。天花板的颜色,以白色为最佳。地板的颜色宜采用棕色,较不易污染。桌面的颜色则宜浅。下列地点的颜色采纳原则建议如下:

  普通办公室:天花板宜用白色,面对职员的墙壁宜用冷色,其他墙壁的颜色宜用暖色如浅黄色。所有墙壁的颜色应注意互相调和。

  会议室:以浅色与中性的颜色为最佳。

  会客室:以欢愉的、中性的颜色为最佳。

  走廊:宜用明亮的颜色,因其缺少自然光线。

  休息室:男宜用蓝色;女宜用淡红色。

  私人办公室:深的和鲜艳的颜色,视主人之偏好而定。

  地下室与贮藏室:宜用具有高度反射光线的颜色。

  (三)空气调节

  空气调节即控制办公室中空气的温度、流通、湿度与清洁四个基本因素。如只控制其中的三个因素、二个因素或一个因素,只能称为部分的空气调节,而非全部的空气调节。许多办公室的温度太高,工作人员有不舒适与头昏之感。应于冷暖机上装设调节器,以调节温度。

  湿度会影响人类的舒适与效率。在同样温度之下,潮湿的空气令人感觉热,而干燥的空气则令人感觉冷。特别潮湿的空气,会引起呼吸器官的不舒适并引起沉闷、疲倦之感觉。同样,特别干燥的空气则经常引起焦虑与精神急躁之感。办公室理想的相对湿度是40%-60%.如相对湿度是20%,则办公室的空气太干燥;当相对湿度是70%,则空气太潮湿。

  空气,如缺乏适当的通风,则令人感到昏昏沉沉与极度的疲劳。正常的通风标准是每个人每小时约需2000立方米的空气。

  (四)声音

  嘈杂的办公室并非有效率的。噪音令人感到不愉快、分散注意力、增加工作成本、且容易造成工作的错误。一个效率高的办公室,应注意声音的调节,防止噪音,力求办公室的安静。

  减少或尽可能消除声音的来源:在打字机与计算机底下毛垫,并在其余的设备底下置橡皮垫。在机械上的防声橱亦能有效地排除声音。此外,在档案柜、门、桌子、椅子上,涂上一些润滑剂,及请求职员为别人设想,减少不必要的谈话,养成职员相互低谈的习惯,均能减少声音。

  设办公室于安静之处。建筑物之项楼通常是声音较低之处,因远离街道车辆与行人。此外,避免将办公室直接暴露于声源或太拥挤之处。

  把办公室与声源隔离。将所有发出音响的设备与机器,置于一个单独的房间,倘不可能的,将主要的声源设备与机器集中于一处,较散置于办公室各处为优。

  办公室的地板、天花板与墙壁,采用防音板或吸音的物质时,声音即很快地消失。地板采用地毯可吸收声音。同样,窗帘亦能吸收声音。天花板及墙壁可采用多孔纤维状的矿物瓦,及多硬纸板作成的吸音板。

  窗户宜用两层玻璃,当街市声音太嘈杂时,将窗户关闭。

  任何办公器具不得于金属墙之前,以减少回音。

  按照工作流程布置座位,以减少往返走动之声。

  接待来宾,宜专设会客室,以免谈话影响办公。

  (五)音乐

  当职员工作时,如播放适当音乐,则可改进工作的条件,减轻心理与视觉的疲劳,减少精神的紧张,并使职员有愉快之感。

  办公室的工作,因播放音乐而显示最大益处的工作包括:档案、收发、打字、接待、打孔与查对等。在对35000名以上职员所做的一项调查显示,90%以上的职员喜欢在工作时播放音乐;同数的职员相信音乐能使工作更加愉快;并且几乎85%的职员称播放音乐,工作就不会感到单调。

  音乐需加适当的控制,即为实现特别目的,音乐应预先安排。凡令人分散注意力与引起注意力的音乐,如沉闷的管乐与独奏曲应予排除。音乐之选播应配合特别的办公室工作,视职员的性情需要。早晨宜选用轻松愉快的音乐,最大激励的音乐可于中午前及下午播放。办公室的音乐,以选播轻快的古典音乐与节奏轻快的音乐为主。

  二、办公室布置的原则

  采用一大间办公室,对于光线、通风、监督、沟通,比采用同样大小的若干办公室为优。使用同样大小桌子,可增进美观,并促进职员的相互平等感。使同一地区的档案柜与其他柜子的高度一致,以增进美观。采用直线对称的布置,避免不对称、弯曲与成角度的排列。工作流程应成直线,避免倒退、交叉与不必要的文书移动。相关的部门,应置于相邻的地点,并使性质相同的工作便于联系。将通常有许多外宾来访的部门,置于入口处,若不可能时,亦应规定来客须知,使来客不干扰其他部门。将自动售货机、喷水池、公告板置于不致引起职员分散心力及造成拥挤之处。应预留充分的空间,以备最大的工作负荷的需要。主管座位应位于部属座位之后方,使主管易于观察工作地点发生的事情。使全体职员的座位面对同一方向,不可面对面。自然光应来自桌子的左上方或斜后上方。避免在总办公室相邻之处设私人办公室,因其切断总办公室的自然光线。勿使职员面对窗户、太靠近热源或坐在通风线上。采用屏风当墙,因其易于架设,且能随意重排。可采用平滑或不透明玻璃的屏风,可提供良好的光线及通风。装设充分的电插座,供办公室设备与机械之用。将需要使用嘈杂设备与机械的单位,设于防声之处,以避免干扰其他部门。常用的设备与档案,应置于使用者附近,切勿将所有的档案,置于死墙之处。档案柜应背对背放置。考虑将档案柜放置于墙角的可能性。倘可能时,应设休息处,作为公余休息、自由交谈及用午膳之所。供应便利充分的体息设备。对未来的变化应加预测,使布置易适应变化。

  三、办公室布置的程序

  对各部门的业务及工作内容与性质,加以考察与分析,以明确各部门及各员工间的关系,而供决定其位置时的依据与参考。

  列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。按工作人员数额及其办公所需的空间,设定其空间大小。通常办公室的大小,因各人工作性质而异。但一般而言,每人的办公室间,大者可3-10平方米,普通者1.5-8平方米即可以。

  根据工作需要,决定所需的家具、桌椅等,列表分别详细记载。

  依据这些步骤所得结果,加以研究与计划,绘制办公室座位布置图,然后依图布置之。



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