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秘书资格考试从业经验:随领导下基层注意事项

2016年4月16日来源:233网校网校课程 在线题库评论

  随领导下基层调研是秘书部门的一项经常性工作,是秘书为领导活动服务的重要体现。做好随从工作,对于促进领导作风的改变,对于各项工作的检查落实,提高领导工作效率,树立领导机关的威信,锻炼和提高秘书人员的素质,都具有十分重要的意义

  准备阶段

  出发前,秘书应当抓紧时间进行充分的准备工作。“兵马未动,粮草先行。”准备工作的好坏,对视察工作的成败有着十分重要的作用。

  (一)做好思想准备。在下基层调研前,秘书定要摸清、摸透领导的意图,明确任务。主要包括:下基层调研的指导思想和目的;下基层调研的内容和重点;下基层调研的对象(单位);下基层调研的大致日程安排;参加下基层调研的有关人员;要求被下基层调研的单位做哪些准备工作;下基层调研前需要召开什么预备会等。思想准备还包括认真学习领会上级的有关指示精神,本级党委、首长的意图、决定和工作安排,熟悉、掌握基层特别是下基层调研对象的有关情况,以便在调研中当好首长的参谋和助手,做好咨询服务工作。

  (二)做好组织准备。秘书是随从工作的组织者,应重点做好五项组织工作:一是根据首长指示拟制下基层调研工作方案。如果是调查研究,要拟制调查提纠、调查问卷、调查表等;二是通知有关部门确定参加下基层调研的人员名单,并进行编组和分工,指定各组负责人、记录人;三是通知有关人员参加预备会,听取首长关于下基层调研工作的指示,学习有关文件,布置任务;四是印发下基层调研方案和下基层调研日程安排表;五是电话通知被下基层调研单位,使其自所准备,不搞突然袭击。

  (三)做好资料准备。一般说来,秘书应该携带这样一些资料:一是被下基层调研单位的历史沿革、领导班长、当前工作情况及评价的资料;二是与下基层调研中心内容有关的上级指示;三是与下基层调研中心内容有关的理论材料、经验材料及各种信息资料;四是下基层调研地区的有关地理、气候、交通情况的资料。如果首长要到一个地区下基层调研,秘书应准备该地区的自然环境、风土人情、历史、现状、特产资源方面的情况。一个好的秘书,甚至连某年某月上级对该地区有过什么指示、批评,该地区曾发生过什么重大事件,近年来有什么发展变化等情况,都应掌握。有的首长爱看书,秘书也应准备所带图书。

  (四)做好后勤物资准备。除了准备好领导的办公用具、生活用具,必备药物(或带保健医生)外,还要预支足够的差旅费。提前订购车、船票或飞机票。如果首长要用专车或专机,应提前通知有关部门进行认真准备,做到万无一失。根据需要还可带照相机、收录机及其他文娱用品。

  下基层调研阶段

  下基层调研阶段是深入实际、调查研究的阶段,是秘书人员最繁忙的阶段,也是全而发挥秘书才能的阶段。一般说来,应抓好以下几个主要环节:

  (一)深入调查,了解情况。领导同志了解情况的办法不外三种:①到各个现场“看一看”,叫现场观察;②召开有关会议(干部汇报会、群众座谈会)“听一听”,叫听取汇报:③分别找不同层次的干部、群众“谈一谈”,叫个别谈话。这阶段秘书的主要职责是做好安排工作和记录工作。要根据首长捕指示,安排好观察、会议、谈话的时间、人员、议题,有的要提前通知有关人员;要做好记录工作,广泛收集材料,做到“五勤”:一要眼勤,善于观察,发现问题;二要嘴勤,虚心向基层的同志请教,不懂就问;三要手勤,随时记下有价值的东西(包括首长指示和下面的情况和建议);四要腿勤,主动查问情况,不能坐等汇报;五要脑勤;勤于思考,遇到问题多问几个为什么,善于透过现象看本质,抓住问题的要害和症结,向首长提出解决问题的建议。现场观察要仔细。在现场观察时,秘书要眼看心想,灵活敏捷,善于从现象中捕捉具有典型意义的事物,提供给领导者参考。对领导提出的问题,除了及时记录外,该传达的应向所在单位及时传达,所在单位负责同志的解释说明和要求也应及时转报给领导。会议记录要认真。在听取基层单位领导同志汇报工作时,秘书除了应事先将有关资料送领导熟悉外,还应按照领导意图事先向有关同志通知会议的议题,让基层同志做好准备。对领导在会议上的讲话、各类人员的汇报、发言应详细记录,如发现情况有出入和矛盾的地方,要核实清楚。有时在征得领导同意后,秘书也可以单独召集一些代表性的群众会议,收集情况。在可能的情况下,应向有关单位索要材料。走访谈话要深入。深人群众,进行个别走访谈话,往往能了解到汇报会上听不到的许多真实情况。在个别走访谈话时,秘书和领导有时是分头进行的。秘书要学会接近群众,与群众交朋友,取得群众的信任,便于深入地了解情况,认真听取各方面群众对工作提出的意义,搜集群众的各种要求和反映,并及时向领导汇报。反映情况要准确。秘书对基层群众反映的情况,首先要调查了解清楚,然后报告首长。报告情况一定要实事求是,准确无误,切忌大概、可能、模棱两可。要客观地反映基层单位的实际情况,切忌主观臆断,掺杂个人成见。重要的事情要及时报告,当首长有指示时,要及时向有关单位传达,并将执行情况报告首长。



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