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秘书从业经验交流:做好秘书工作的方法

2016年4月20日来源:233网校网校课程 在线题库评论

  秘书工作的方法多种多样。办事、办文、办会虽然有许多程序性的做法,但同一类事务因不同环境、不同领导要求、不同性质的机关单位,甚至不同个性的秘书会有不同的做法。比如写文件,有的人喜欢先写提纲,再打草稿,有的人喜欢先打腹稿,再一挥而就;又如接待客人,有的先说亲切友好的客气话然后再谈正事;有的则喜欢开门见山,直接进人问题核心,很难说哪种方法对或不对。秘书工作中的许多具体方法是靠长期实践、通过经验积累而产生的,不是单靠书本所能教会的。何更好地为领导服务角度,着重谈谈做好秘书工作的方法。

  1、思想上的“三个意识”

  秘书要做好工作,要树立“三个意识”,即组织文化意识、全局意识、责任意识。

  (1)组织文化意识

  没有组织文化的融合性就没有思想和行动上的统一性。组织内部的每个成员都要深人学习组织文化,把组织文化深人渗透到每一项工作中,落实到实际行动上。领导的思想就是组织文化的重要组成,领导的命令都必须不折不扣地贯彻执行。

  (2)全局意识

  服从、服务于全局是做好秘书工作的基本要求。每个秘书人员都要时刻以大局为重,牢牢把握大局,要善于从大局的角度思考问题。如果大局意识不强,就很容易陷入本位主义和小团体主义,工作就不可能做好。办公室的每个成员都要正确处理大局和小局、全局利益和局部利益的关系,服从、服务于中心工作。

  (3)责任意识

  创造一流的工作业绩的关键,就在于是否有强烈的事业心、责任感。要不断加深对秘书工作性质、地位、作用的认识.发扬高度负责的精神,自觉做到在标准上求高、措施上求严、工作上求实,尽心尽力、尽职尽责、扎扎实实、创造性地开展工作。

  2.工作上的“三个满意”

  即让领导满意,让员工满意,让客户满意。让领导满意,就是在工作中准确领会和把握领导意图,当好领导的参谋和助手,使领导感到得心应手。秘书应当做一个有心人,仔细观察、认真了解领导的思想方法、工作方法和领导艺术在为领导出主意、当参谋方面,坚持超前性,把握准确性,注意针对性,讲求实效性,做到问题准、内容新、层次深、来源广、传递快,想领导之所想、急领导之所急、供领导之所需,最大限度地满足领导的要求。让员工满意,就是要从大局出发,从员工实际悄况和部门实际利益出发,充分发挥秘书部门的桥梁和枢纽作用,加强领导与下级部门的联系,让领导了解员工的情况,把下级部门的呼声、要求及时传递给领导。同时及时向下级部门通报组织一个阶段、一个时期的重要工作,定期或不定期地征求他们的意见和建议。对下级部门的请示汇报,要分清轻重级急,及时办理。让客户满意,就是对来宾要做到进有迎声,走有送声,问有答声,热悄、礼貌、周到,杜绝门难进、脸难看、话难听、事难办的衙门作风。让客户满意与让领导满意、让员工满意是相互联系,相辅相成的,是一个密不可分的统一整体。让领导有更多的精力和时间考虑大事、考虑全局、考虑内部员工,让员工满意是更好地调动员工的积极性,共同为领导、为客户做好服务工作,齐心协力把工作做好,让客户满意是让领导、让员工满意的落脚点,只有最终让客户满意,才是最好地让领导、让员工满意,才是秘书工作的根本目的。

  3.为领导做好事前准备

  秘书工作中的很多业务活动都是为领导的工作做铺垫的。如领导决策前的信息收集与加工处理,领导召开会议前的筹备工作。领导出差前的出差事务准备,倾导批阅文件前的文件拟办等等。这些铺垫性工作的效率与效果直接影响领导工作的进程,秘书做好铺垫工作应注惫以下几点。

  (1)准确把握领导工作目标

  既要准确把握领导整体工作的目标,又要准确把握即将开展的具体工作的目标,并将两者结合起来。整体月标不明确,工作就会顾此失彼,具体目标不明确,工作就会失去针对性和有效性。

  (2)明确领导工作进程与各个环节

  主要包括:各个环节的任务要求,各个环节的时间进度,各个环节与相关方面的关系,各个环节的人员组织、政策决策等,在顶导决策中秘书要积极主动地进行协调,秘书部门是综合协调部门,要按照领导要求和“有理、有节、有度”的原则及时解决依法行政中出现的矛盾和问题,避免“鸡毛”挡车和其他扯皮现象,促进各项决策和工作部署的落实,明确了这些,秘书的铺垫性工作才能主动而有序地进行。

  (3)做好事前准备工作

  比如领导要实地考察,秘书就应事前安排好考察路线与交通工具。领导在考察中如需电视直播,秘书就需要事先与电视台联系落实。

  (4)加强与领导的沟通

  随时把握动态。对可能发生的情况要有应对措施秘书的铺垫性工作方法可以归纳为:以领导的工作目标为指导,按锁导工作进程和将要采取的措施与要求探作与领导密切沟通,确保铺垫工作的有效性。在领导决策后.秘书要及时仔察反该。在督察程序上,根据领分的工作部署,及时提出有察建议,排出晋察单子,拟订计划方案,加大力度开展多种形式的督查活动。及时向领导反切决策的落实情况。

  4.对领导决策的工作付诸行动

  领导作出决策以后,秘书就要开展一系列的拓展延伸:草拟决策文件,提出执行方案,发送文件和收集来自组织外部及内部的反馈,领导召开的会议结束后,秘书要做好文件的立卷归档、会后的落实催办。领导出差回来后,秘书要整理有关材料,了解出差效果,办理出差经费报销等后续事务。秘书要做好拓展延伸工作应注意以下几点。

  (1)确把握领导工作预期的效果

  通过拓展与延伸努力扩大领导工作的效果,这是拓展延伸工作的目的。反之,如果因秘书工作疏忽而影响目标的实现,比如信息传输不完整,问题没有及时反馈,就

  会造成损失.

  (2)把握后续事务的具体要求

  如领导召开重要会议后秘书不仅要件件催办。而且要了解谁在办理、怎样办理、何时完成、反响如何,稍有疏忽就可能影响全局工作。

  (3)注意工作的整体性与连续性

  拓展与延伸工作是整体工作的一部分,必须承接领导工作的发展脉络和进程,比如人民代表大会代表提出县城应修建二环路,人民代表大会的秘书就无须等待领导布置,主动向县委、县政府反映,与规划、建设等部门联系,并在一定时期内将结果反馈给代表。

  秘书对领导工作拓展延伸的方法可以归纳为:以保证领导工作取得预期效果为目的,注意工作的整体性与承继性,做好各种后续事务,使工作落到实处。

  (4)替领导工作补偿代劳

  从一定意义上讲,前述的铺垫与延伸工作都能起到替领导工作补偿代劳的作用。这里讲的补偿,指的是秘书对领导的精力、智力、能力的补偿,代劳指的是领导由于公务繁忙、时间有限,将部分本该亲自办理的事务交给秘书办理。领导管辖的领域越广、范围越大,需要秘书补偿代劳的事情就会越多。许多新的事物,领导未必都做,这就必须依靠身边的秘书发挥作用,补偿领导之不足。

  秘书的补偿代劳工作应注意以下几点:

  1)按照领导的要求办理,不可以领导者自居,如接电话时乱表态,代锁导作协调工作时瞎指挥等均应杜绝。

  2)严格按照授权范围行事。既不畏首畏尾,也不超越授权。

  3)扮演好双重角色.即在责任感、使命感上,尽职尽责完成任务;在心理和态度上,严守秘书角色本分,谦虚谨慎,做好代劳工作。

  4)加强同领导的沟通,掌握领导意图。

  5)收集各种信息资料,备领导所需。

  秘书为领导工作补偿代劳的方法可归纳为:忠实执行领导意图,严守授权范围,扮演双重角色,注重双向交流,加强平时积累,通过补偿和代劳促进领导工作效率。



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