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秘书资格从业经验:常识对秘书有什么意义

2016年4月22日来源:233网校网校课程 在线题库评论

  秘书在日常工作中常常会遇到这种情况:客人按预约的时间来访,可上司一时还离不开,要么是与前面的客人没谈完,要么是在打一个长途,需要让客人等一会儿。在这个时候,你就得替上司招待客人。在客人等待的时候,你让客人干等是很不礼貌的。如果客人有几位,他们自己可能会聊点什么;如果只有一位客人,你让他干等,他就会越等越急躁。因此,秘书在这个时候应该跟客人聊点什么。在这种情况下,客人一般会主动提一些话题,范围则可能从克隆人到世界杯。这时,秘书应根据客人提起的话题与他进行交谈。如果能与客人进行这种交流,客人不仅不会焦急,而且会对你本人产生一种信任感。

  作为秘书,与客人交谈是一项很重要的日常工作。作为一个优秀的秘书,你不仅在与客人的交流时能听懂客人说话的内容,而且还应能根据客人的兴趣,进行深入的交流,不是只会说“真的吗”或者“是的”这几个字。如果你老是说这几个字,就会让客人感到兴趣索然。

  又比如,你陪上司外出办事,上司年纪大了,突然心脏病发作,或者出现脑溢血等紧急情况,在这种紧急情况下,你应该是掏出手机,凭直觉就拨120电话。如果你把急救电话号码忘了,还要问旁边的人,或者查效率手册什么的,浪费了宝贵的抢救时间,别说几分钟,就是几秒钟,都可以说是你的失职。

  当然,在秘书的日常工作中,像这种危险的突发性事件很少出现,但是,有大量的特殊情况需要秘书凭直觉来处理。比方说上午十一点钟,上司正在会见客人,一个客户公司的秘书电话说,原定于今天下午两点他们的老总到公司来会谈,由于种种原因,他们的老总脱不开身,希望你到他们公司去谈。下午能不能过去,请马上答复他们。在这种情况下,就要求秘书在向上司汇报之前,凭直觉拿出自己的腹案,因为给上司考虑的时间也不多,而且在这种情况下去请示上司,上司的脑筋也不一定一下子就转得过弯来,也会感到左右为难。要在很短的时间内作出判断,只能凭直觉了。

  秘书在工作中常常要凭直觉办事。秘书的直觉从哪里来?当然,首先要有丰富的经验,再有就是丰富的常识。因此,作为秘书,必须具备丰富的知识,特别是要具备丰富的社会常识,这类常识包括身材比较丰满的最好注意少穿颜色较浅的衣服,患有糖尿病的人注意少喝洒,出现火情马上打119报警,等等。如果秘书平时对上司工作的职责、负责的范围、思考问题的方法和为人处世的态度有比较多的了解的话,就能很快作出判断,向上司提出自己的想法。没有丰富的常识和经验作储备,你就产生不了正确的直觉,一遇到特别一点的情况,你就只能把矛盾上交,让领导自己一个人去为难。考试大编辑整理

  作为企业内外一个信息交流枢纽,秘书每天都在与企业内外各式各样的人物打交道,所以,秘书不一定要具有某一方面的专长,但一定要是个“杂家”,上知天文地理,下懂风土民情,前三百年能说出个甲乙丙丁,后五百年也能道出个ABCD。每一种社会职业都有自己的特长,销售部的人会做买卖,开发部的人会搞科研,而秘书部门的人特长是什么?秘书的特长应该就是有非常丰富的常识,特别是一些常识要非常渊博,这也可以说是秘书这种社会职业的特点。一个优秀的秘书,可以说是一个伟大的常识家。具有非常丰富的常识是秘书的职业特征。常识是直觉的邻居。



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