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秘书考试必知常识:秘书的事务处理艺术

2016年4月25日来源:233网校网校课程 在线题库评论

  某大公司人力资源总监张先生说:老板对某些秘书在工作中的拖沓、松懈、低效作风确实感到难以容忍。他们需要的是工作井井有条,在办公室一呼即应的秘书;是在工作紧张时能自愿加班而毫无怨言的秘书;是用脑多于用手、善于管理时间,而不是整天忙忙碌碌、穷于应付而毫无成就的秘书。

  (一) 加强纵横两方面的密切联系

  1.纵向

  2.横向

  (二)把握事务处理的先后次序

  1.事务工作系统分析法

  2.用"5W1H"法来检查现行事务处理系统的的合理性。

  这"5W1H"法的含义为:

  (1)Why(为什么)--这是探求现行办法必要性的起点。就个别事务而言,要考察其处理方法是否合乎领导要求与企业目标,就整体事务而言,要分析这一系统是否合理,科学。

  (2)What(做什么)--这是研究现行工作的每一具体内容,重点分析这些内容与目标间的联系。

  (3)Where(何地做)--这是研究现行事务处理的空间位置及相互关联性问题。

  (4)when(何时做)--这是指对工作时间的分析,一是时机上是否合适,二是时间长度是否合理。

  (5)Who(何人做)-一这是指事务处理中的人员定位问题。

  (6)how(如何做)--这是指方法分析。如何做最好?有何注意事项?有无更好的做法等等。

  3.用"ABC分析法"来理顺事务处理的先后顺序。

  "ABC分析法"是重点分析法的一种,它强调对一切事务应有根据其价值的不同而有不同的努力程度,以合乎经济原则的观念。"ABC法"又叫"主次因素排列图"或"巴雷特图"法,它有两个纵坐标、一个横坐标、几个矩形图和一条曲线组成。左边的纵坐标表示频数(具体数量),右边的纵坐标表示频率(以百分比表示),横坐标表示各种要素,主次因素图的习惯用法是把累计百分数分为三类:0-80%为A类,80-90%为B类,90一100%为C类。

  试以某公司秘书事务处理系统进行分析:我们将该秘书所处理的事务概括为五大类:文书,会务,接待交际、临时交办、常规工作(办公室布置与整理、通讯、领导日程管理,档案管理等)。经统计,一月之中,该秘书所处理的各类工作时间为:文书3800,会务2180,交际接侍1020,临时交办1900,常规工作1870,总计10790分钟。各类工作占全部工作时间的比重为;文书35.4%,会务20.2%,交际接待9.45%,临时交办17.6%,常规工作 17.35%,累计100%。

  画出前述坐标图,将各类工作按比重从多到少,顺序在坐标上画出矩形图,然后,再标出各类工作时间的累积数,最后将累积数的坐标点连接起来,就得到了累积频率(百分比)的折线.

  (三)妥善管理工作时间

  1.确立时间的资源观与效率观。

  秘书工作效率=

  2.学会时间诊断和制作计划。

  3.营造良好的办公环境,挖掘时间潜力。

  [案例]:

  王经理在我们公司里是很出名的恶领导,她领导的部门跳槽率很高。在公司里有一说法:老板看不惯谁,不用付违约金即可让那个人滚蛋,秘诀是把他调至王经理的部门。我不幸成为这个倒霉蛋。我调到了王经理的部门,还是她的助理。我暗自制定了一套战略战术:努力工作,任劳住怨,凡是王经理吩咐的事情,我都往好的一面想。比如:王经理让我反复修改同一个策划案,我想这是锻炼我文笔和耐心的机会;王经理让我加班,就当为家里省电费、伙食费,还为我自己节约开销,王经理有时当众责骂我,就当是锻炼我的厚脸皮吧……。时间久了,我才知道王经理也有不幸的感情生活,离了婚,带着一个女儿,全靠自己打拼才挨到现在的位置。身为女人,我又情不自禁同情起她来。渐渐地我尝试去了解王经理,我知道她的胃不好,于是常常备胃药。

  有-天,王经理出去见客户了,我突然接到从幼儿园打来的电话,说她女儿病了,因为王经理见的是公司里的大客户,我想还是不要打扰她,自做主张赶去幼儿园带她女儿去看病。到了下班的时间才通知王经理。她匆匆赶到医院,一把搂住女儿,一副慈母样。转眼到了王经理的生日,我偷偷买了束百合花;标上我们部门所有成员的名字,并衷心祝王经理生日快乐。年终吃团圆饭的晚上,热闹完了,我看见王经理心情不错,于是我悄悄尾随她,在一个转弯口假装与她不期而遇,我对王经理说其实大家都很尊重她,愿意把自己部门的业绩做好,可以和其他部门一较上下,8小时的工作时间,大家都很累,希望大家的领导能为大家创造和睦友爱的氛围,这也是有益于工作的。王经理听了良久没说话,只祝我新年快乐!我忐忑不安地过了一个新年假期。新年后,我们意外发现;王经理的脸上多了笑容,渐渐地我们的部门有了笑声,开始和睦、团结。王经理开始和我们一起去跳操,去购物,一起带着她的小女儿去郊游。最近我们还在为她物色男朋友呢!我终于战胜了这个挑战,每当同事问起我与王经理相处的秘诀时,我神秘地一笑,指指自己的心,不作回答。



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