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秘书资格考试从业经验:三个女秘书的绝活

2016年5月7日来源:233网校网校课程 在线题库评论

  大型公司驻上海分公司首席秘书Monica 年龄:不详(据笔者目测,30岁左右)

  月薪:不愿透露(笔者估计7000元以上)

  化妆:适度

  裙子长度:有轻度关节炎,很少穿裙子

  传统观念上觉得秘书是吃“青春饭”的,而我想澄清的是这是一种认识上的误区。目前上海经济发展势头很好,外资企业越来越多,秘书是一个企业运作管理中不容忽视的环节。所谓“行行出状元”,秘书也是一门职业,不谦虚地讲,我认为自己也可以算是这一行里的“状元”之一。我是首席秘书,也叫一秘,那势必就有二秘、三秘,这是从职务大小、责任范围和公司地位来划分的。我认为做一个真正意义上的好秘书要具备很多潜力和素质。现在不是流行复合型人才吗?我想我们秘书这一职业有时候也需要类似的人才,甚至可以说是“全能型”秘书。

  首先,硬件设备是必不可少的。掌握一门外语———通常指英语,是最基本的条件;做文秘的人工作在办公室,文字处理的工作特别多,所以对一些现代化机器的熟练掌握也是不用多说地最基本的能力,尤其是电脑。

  其次,秘书的职业道德备受重视,每一行有每一行的规矩,秘书也不例外。平时工作中不可避免地会接触到公司的一些内部的文件,保守秘密就显得分外关键。这也可以说是秘书最重要的守则,因为它不仅是个人的事情,更关系到整个公司的利益。

  另外,秘书是工作在老板身边最亲近的人,老板出差不便看邮件时,我们要处理一些文件,有时需要立即替他批复。所以一个好秘书,除了讲一口流利的英语、熟练使用计算机和拟写各种文件外,还有很重要的是应具备良好的沟通能力、组织能力、协调能力、判断能力、预见能力、一定的决策能力以及随机应变的能力。这些有时候需要多年的锻炼和培养。所以很多大公司在挑选秘书时会视其工作经历。

  还有一点,我时刻提醒自己要保持一颗平常心。作为一秘,责任越大权力也就越大,我的确处于“一人之下”的地位,但实际上和公司其他员工是平等的。要在老板和同事两头之间做到平衡,人际关系才不会有很大问题。不能给人一种盛气凌人的感觉,要具有亲和力。虽然“不想当将军的兵不是好兵”,但不能忘记秘书的天职,越权的事情是绝对不能做的,否则结果就是被扫地出门。

  最后,要讲究公私分明。千万别搞老板秘书恋,真正的好秘书是不会依仗这种手段在职场上攀升的。

  沟通最重要

  某文艺传媒公司行政助理Jessy

  年龄:22

  当时月薪:2800~3000元

  化妆:淡妆

  裙子长度:性格因素不穿裙子

  时常听到一些对秘书的普遍性描述:聪明、细心、谨慎、考虑周到。除此之外,秘书还应该有灵气、有悟性、有团结能力;能提出有创造性的建议,并且凡事懂得分出轻重。而在我看来,最为重要的是交际和沟通能力。

  我和领导在一间办公室,但是客户们一进门先瞅见我,形象当然很重要。其实不用穿得很时尚、另类,只要大方得体就行,仪表看上去舒服即可。我的工作要求我有很好的沟通能力,不仅要和客户打交道,还要和公司内部的人员保持良好的人际关系。领导常说我可以算作是领导和下属之间的桥梁,夹在上下两级之间,一定要寻求到好的一个平衡点,正确传达领导的意思表示,不能让双方产生不必要的误会和矛盾。

  做助理、秘书这一行不仅仅等同于打杂、操办琐碎的事务,其实还要求人员有较广的知识面。我首先和客户交际,代表的是公司形象,出了洋相就是抹公司的黑。工作中碰到棘手的问题,要采取主动性,积极面对,体现出能力才能被领导器重。在我的工作中,难以避免要打电话去催客户支付费用,说得难听点有点“讨债”的味道,但这是我工作的一部分,不得不直面。现在我也习惯了这些事务,总结了一套经验技巧,这也是一种沟通的经验技巧。

  小心那些潜在的危机

  某化妆品公司文秘:艾小姐

  年龄:26

  当时月薪:3000~3500元

  化妆:淡妆,必用自己公司的化妆品

  裙子长度:及膝

  我曾经在一家公司做文秘,老板是个台湾人。工作辛苦点就算了,最怕上司是个好色的半老头。当我发现他想占自己便宜时,深觉女秘书不好当,特别碰着这么一个上司,自己再怎么端庄严谨,有时候也很无奈!上司不好伺候,更不好得罪,那时我就隐隐意识到潜在的危机:万一工作出了什么纰漏,被他抓到什么把柄,要么就受其以工作相威胁,要么就被炒鱿鱼。我不会因为想保住工作而失去原则,毕竟我知道我是为了什么而工作,所以我开始暗地寻找机会跳槽。一个月后,我就递交了辞呈。

  现在我的老板是女的,让我安心许多。我的工作重心是安排一些重大的会议和活动、衔接好各种差旅日程、起草财务或者人事方面的报告、有时候帮老板做一些决定。但也有烦心之事,我这个女老板性子急起来容易冲人发脾气,通常情况而言,往往与工作有关。我又一次意识到:万一在老板心情不好时处理不当,要么使老板小看你,要么激化双方的矛盾,后果都不好。然而,这还是有办法避免的。我必须学会察言观色,同时提高工作能力和办事效率;必须正确对待和妥善处理老板发脾气的问题。我觉得,只要老板不是存心侮辱人或故意找岔子,应该适时忍耐。特别是自己在工作上出了差错,老板为此发脾气时,不仅要忍耐,还要主动认错、自我反省、总结教训。

  不涉及切身利益和个人尊严的小事,何必与老板斤斤计较?调整好心态工作起来也不会庸人自扰了。当然,不同的老板情况也不同。秘书的工作使我的性格得到一点一点地磨练,面对大量繁琐的工作,我学会了适应和调整,渐渐觉得自己变得细心严谨、平和宽容起来。



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