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秘书考试技巧心得:文秘人员会议管理101招

2016年5月7日来源:233网校网校课程 在线题库评论

  ●使会议开得卓有成效

  开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开,并且要开得简短有效。

  1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。

  2.如果某个问题不开会也能解决,就不要开会。

  3.要认真考虑,是甚么使会议成功,反之又是甚么使会议不成功。

  4.要考虑:如果不开这个常规会议又会怎么样。

  5.请记住,上级主管参加会议会抑制讨论。

  6.在工作场所以外的地方举行会议,大家都会觉得轻松。

  7.要熟悉正式会议的各种程序规则。

  8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。

  9.开会前先通知与会者,要他们注意会议讨论的重点。

  10.信息要加以选择,避免过多。

  11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。

  12.通过限制网上会议时间使会议完善。

  13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。

  14.仔细考虑你要召开的会议的类型。

  15.会议要尽可能小,以免分散注意力。

  16.在容易看见的位置上放一个表或钟,以便掌握时间。

  17.凡辅助文件均应与议程一并发出。

  18.会前先拉几个盟友。

  19.开会前必须确信一定能达到会议目的。

  20.只要有人偏离会议方向,立即提醒他们注意议程。

  ●会议准备

  为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议,并确认他们能作出正确的决定。

  21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。

  22.决定开会时间前要先考虑交通时间。

  23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。

  24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。

  25.要避免在低效能时间开会,如午餐刚结束后。

  26.任何议程变动都必须通知主持人。

  27.议程要尽可能短小简单。

  28.尽量将议程限制于一页纸上。

  29.最重要的事应该安排在议程的前面,要趁与会者精神状态最好时讨论。

  30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。

  31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。

  32.必须将电话转移出会场。

  33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。

  34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。

  35.要找个确保没有干扰的会场。

  36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。

  37.使用圆桌可使会议定调为非正式。

  38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。

  39.座位之间应有一臂长的间隔。

  40.不能让与会者受太阳直接曝晒。

  41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。

  42.不要用很舒服的椅子,以防与会者打瞌睡。

  43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。

  44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。

  45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。

  46.会前不要喝太多酒,酒很难提高工作效率。



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