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秘书从业:秘书怎样当领导的“代行人”

2016年5月7日来源:233网校网校课程 在线题库评论

  由于秘书经常代行领导的意向,所以从某个角度来看,秘书也可以说是中层经理。暂且不提领导的基本心态到底如何,让我们来探讨当领导对你指示"替我办这件事"时的心态和想法。

  通常一位杰出能干的领导大都会有"利用工作去栽培部下"的想法。而达成这项目的做法,就是让秘书代行领导的一部分工作。因此,即使你刚刚到职,他也会要你立刻替他做做看。

  对此,很有可能你以"不,我还不太熟悉情况"为由,不敢接下这份工作。既然好不容易才获得这种绝佳的机会,何不立刻欣然允诺?立刻允诺接下这份工作,领导自然会对你另眼看待,认为你是一个有出息、很积极的人。当时的态度和反应,正是决定领导对你的信赖程度的关键所在。

  不过,在你尚未着手去办之前,为了慎重起见,最好请示领导工作的要点。然而假使你贸然地问领导"应该注意哪些事项才好呢"的话,显然你的水平还不够,对于请示的技巧还不得要领。应该要迅速地看出领导的意向,而问"关于那件工作,5天内完成可以吗"。如此准确地掌握要点,命中问题的核心。

  领导一听你这么说,内心必然会认为你是一个"能干的家伙",而回答"由你决定好了"。因此,平时详细观察领导的习惯,应可大概地判断领导将会于何时、以何种方式交由你去代行职务,而你有所心理准备,到时候就不致惊慌失措而能够从容地去应付。

  然而,领导未必会有计划地以教育秘书为目的,并由简而繁地将工作交付你代行。你心里最好有个认识,就是常常会有因领导请假、出差,或其他突发事件而不得不代替领导行使职务的临时情况发生。因此,从成为秘书的那天开始,就要在辅佐工作方面多下功夫,以便随时都能够全面代行领导的职务。

  当然,你也要以领导的立场作出精确的判断,并有勇于承担一切责任的自觉。如果遇到非常棘手的事情,而那件事情又是领导未曾事先允许你去做,而被迫非决断不可的时候,按常理来说,可向领导的领导请示,请求他给你适当的指示。



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