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行政助理和秘书的区别

2015年8月20日来源:233网校网校课程 在线题库评论

   秘书的工作内容
   工作要求
   工作流程
  
   一、 办公室
   内 务
   1、办公环境
   明亮整洁
   一尘不染
   家具摆放整齐
   办公桌无文件累积
   文件整齐规范
   图书排放整齐
   1、 每天准时上班。
   2、 开窗通风。
   3、 清洁办公室:每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次。
   4、 清理花木:鲜花每天换水一次,其他花木没有枯叶、杂草。
   5、 为董事长备好茶水(董事长到办公室的同时)。
   6、 每天下班前清理办公桌一次,关闭好门窗、电源等。
   7、 及时清理办公、生活垃圾,不让垃圾在室内过夜。
   8、 每两周吸尘一次。
  
   二、文件管理
   流程齐全
   分类合理
   处理及时
   管理规范
   1、 对所有文件先进行识别,并分类登记,再分别办理。
   2、 外来红头文件:填写收文处理单,向周浦秘书办索要收文编号,及时送批和传递发放,并留下记录。
   3、 内部红头文件:作好收文记录并放置在待处理文件夹内,便于董事长看阅。
   4、 外来公函、通知及文字资料:及时送交董事长阅示,根据董事长批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。
   5、 内部通知、报告:及时送交董事长阅示,根据董事长批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。
   6、 公司各部门(单位)送交董事长签字的,根据送交人的意见给予及时传递办理。
   7、 重要的和紧急的文件,须提醒董事长。
   8、 每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次,并核对登记记录。
   9、 根据文件积累的情况及时进行存档,并作好相应记录,便于查阅。
  
   三、来宾接待
   彬彬有礼
   热情接待
   1、 笑脸相迎,茶水相待。
   2、 询问来宾情况:来访目的,有无预约及身份情况等。
   3、 索要名片。
   4、 及时向董事长请示。
   5、 按董事长意见引见,接待(按情况给予续茶水)。
   6、 根据客人来访时间及职务等级,征询领导意见后确定是否客餐、宴请。
  
   四、会务服务
   1、 董事会
   准备充分
   安排周全
   接待周到
   组织完善
   1、 会议议程的拟定。
   2、 确定与会人员。
   3、 会议通知起草和发送。
   4、 会议文件的准备。
   5、 会议场所的确认及会场布置。
   6、 会议签到及记录。
   7、 与会人员的接待工作。
  
   2、 工作会
   1、 检查会场环境是否干净整洁。
   2、 检查会议通知是否到位。
   3、 检查会议文件准备是否齐备。
   4、 会议人员的接待。
   5、 会议期间的服务。
  
   行政助理的工作内容
   行政助理主要是协助行政经理开展工作。
   行政助理主要职责是:
   1、协助行政经理完成公司行政事务管理;
   2、参与公司绩效管理、考勤等工作;
   3、参与公司行政、采购事务管理.
   文员是行政、人事的初级阶段。

   行政助理的工作内容以公司运营保障为主,
   工作内容较多元化,但较基础。
   比如工作内容为:
   1、人事档案管理
   2、人事考核作业
   3、员工教育培训
   4、作息考勤管理
   5、奖惩办法的执行
   6、各类公告的发布
   7、招聘、录用、升迁、离退职的办理
   8、各项规章制度监督与执行
   9、协助经理制订公司各项管理制度及业务计划
   10、全面组织及督导店员的销售工作
   11、办公用品的预算及购买

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