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秘书必看:如何成为一名优秀的秘书

2014年3月7日来源:来自网络网校课程 在线题库评论

如何成为一名优秀的秘书

  什么是秘书?秘书,就是位于领导人身边或领导机构中枢,从事办公室事务,办理文书,联系各方,保证领导工作正常运转,直接为领导工作服务并处理各方面事务与信息的助手。一个出色的秘书,应该是全心全意帮助上司、熟悉和了解自己的企业和公司,对自己的工作驾驭自如,善于创造和保持一种独特的氛围,使上司和同事都能和睦相片、积极配合。掌握分寸感,恰到好处地出现在上司最需要的时候和场合,心领神会地配合上司应对各类人士,处理各项事务。
  “秘书”,是决策者的守门人,是主管资料处理中心。是一个机关、企事业单位不可或缺的组成部分,在单位里起到一个举足轻重的作用。除了是主管的左右手,更是构筑起主管与部属间的桥梁,文秘工作本来就是个苦差事,水平太高的可能不愿意干,而素质不高的也无法法胜任。因此说一个文秘人员素质的高低,直接体现着文秘工作的强弱,直接体现着该文秘人员是否对本职工作尽职尽责。
  要做好一名秘书,无论是在政府工作部门,还是在商业企业,在行事工作中,都有很多相同的地方,比如说做好上司的左右手,能够为上司出谋划策,在关键时候,为上司解围,而且要与上司达成一种工作上的默契等等。
  身为秘书,其实是一种自我挑战,更是为晋升为主管作准备;因为,当你身处混乱而应付自如,那么,一切的一切,都已在你的掌握之中。
  做好一名秘书,最起码的也要遵纪守法、爱岗敬业、办事公道、合作共赢、甘于平凡、合理展示、自尊自重、克勤克俭、诚实守信,这些是秘书基本的职业道德。秘书要做好上下关系,内外沟通,加强与各部门各基层单位和上下级之间的联络,做好上情下达、下情上传工作。要妥善协调各方利益和立场,以积极态度努力寻求解决矛盾和争执的办法。积极解决职能范围中的各种问题。秘书要认真执行上级的决定和命令,服从大局,相互配合,相互支持,团结一致,勇于做好自我批评,努力勤勤恳恳的做好本职工作。
  与上司之间要建设良好的关系,要懂得察言观色。做事要做到领导想到之前,成功的秘书就是要有敏锐的观察能力,同时,较强的观察、分析能力也有助于培养秘书主动思维习惯,有助于养成秘书主动自觉地去发现和解决工作中难题的习惯,也有助于秘书摆脱平庸,成为出类拔萃的人才。
  秘书要赢得领导的信任,很重要的一点是让领导感受到你的坦诚。敢于实事求是,说真话,报实情,学会从领导的眼神中和动作中领悟意旨,工作中的事情不要对领导保密或隐埋,要以开放而坦率的态度与领导交流。以理服人不是说服领导的最高原则,如果你没能让领导感受到你的坦诚,那即使你把每一项事讲得非常明白,对领导却是一点用没有,人是有感情色彩的动物,生活中情大于理的事比比皆是,在感情与道理之间,人往往侧重于感情,当然领导也不例外。
  秘书与领导的工作目标是一致的。在实现目标的的过程中,应尽可能保持步调一致,秘书要了解领导的决策意图和工作打算,甚至还要适应领导的思维方式和工作习惯,要尽力在工作目标、任务、进度、方式方法上配合好上司,与上司保持一致。任何人都难免会犯错误,错误本身并不要紧,要紧的是在工作中出现纰漏或错误后,应主动与领导沟通、交流,以期得到领导的批评、指正和帮助,同时取得领导谅解。
  与领导工作的配合既是一种助力,也应是一种合力,应该是相加,而不是相减或抵消。与领导有不同的能力结构。在事务性和技术性工作中,部分的代替领导的工作,以节约领导的时间、体力和精力去关注更重要的事情。要想成为一名成功的秘书,就要把自己诚信的一面展现出来,秘书在领导身边工作,有各种能带来名利条件的优势,所以要想做一名好秘书,就必须具有正确的名利观。要安于本分,不争名、不图利。
  对于秘书来说,忠诚就是他的职业生命。在公司的所有机密里,人事问题永远是秘中之秘,公司上层领导的工作变动,由于工作作风和经营风格的不同,必然会导致公司经营战略和手段的变化,从而对客户和竞争者都会造成相应影响,影响本公司整体部署和工作安排,从而损害公司利益。
  要善于体察,为领导排忧解难。理解领导对各项具体工作的意图,了解领导的工作习惯,并科学合理的安排好自己的工作,才能正确及时的提供服务,才能与领导之间打成默契配合的境地。乐于吃苦,累而无怨,作为秘书应该做到周密、细致、充分有效地提高自己的工作效率,要忙而不乱,少出纰漏。作为助手的秘书人员付出的有效劳动越多,越能提高领导的工作效率。
  无论何时何地,秘书都应该廉洁奉公,做到公私分明。加强自律,要做到廉洁奉公,就要培养自己的自律精神,没人监督,就是领导对秘书的一种信任,这种信任是秘书职业成长道路上的一种最宝贵的资源,一旦滥用上司不仅不会再信赖你了,反而会加倍惩罚你。自我约束,既是自我管理和自我发展的需要,也是对自己价值观的一种尊重。
  避免感情用事。无论是对公司内部的职员,还是对公司外部的客人,不合理的或自己做不到的请求,当然要拒绝,拒绝时,除了提出替代建议,还可以每隔一段时间去问问对方的情况,让他们也了解自己的苦衷与立场,这样就可以减少因拒绝而带来的负面影响。
  做事缜密,不存侥幸心理。秘书在工作中必须缜密周到,养成做事留有余地的习惯。优秀的秘书就像优秀的棋手,在走第一步的时候,要能看到第二步,想到第三步。大多数人都吃过“没想到”的苦头。学会总结经验和教训,特别是从教训中找出差距,吃一堑,长一智。循序渐进完善自己。
  适当保持沉默。秘书在处理错综复杂的人际关系时,最好保持适当的沉默,不要热衷于打听公司的“内幕”消息,即使自己知道一些内情也不要谈论,在遇到各种人事是非时装些“糊涂”,远离是是非非,这样不至于被各种是非“旋涡”所吞没。但并不放弃原则,明哲保身。当上司就有关问题向你了解事情的真实情况时,那你就要如实汇报情况,哪怕是要得罪一些人,因为公司的利益永远高于个人的利益。

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