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秘书技巧心得:秘书必须建立良好的人际关系

2016年5月18日来源:233网校网校课程 在线题库评论

  为什么要讲秘书的人际关系?这是我国现代化建设新形势的需要,也是做好秘书工作的内在要求。随着改革开放和会主义现代化建设的迅速发展,我国的社会生活发生了深刻变革。经济的国际化、市场化,政治上的民主化、法制化,文化的多元一体向先进文化迈进,已成为不可阻挡的潮流,冲破旧的不适应时代发展的人际关系,人与人之间的交往也多元化、复杂化。

  人际关系归根到底是物质利益占有的关系,伴随着利益结构的调整,人际关系在某些方面的不平衡和矛盾随之而加重,江泽民同志在中共十六大报告中,多次提到“和谐”问题,在论述贯彻三个代表重要思想时,强调对祖国富强贡献力量的社会各阶层人们都要团结,“要努力形成全体人民各尽所能,各得其所而又和谐相处的局面”;在全面建设小康社会的奋斗目标中,增加“社会更加和谐”的内容;在论述建设政治文明时。提出“要巩固和发展民主团结、生动活泼、安定和谐的政治局面”和“建设管理有序、文明祥和的新型社区”等,原因也在这里。因此社会和谐,既是我们实现现代化的重要目标,又是不可或缺的条件。改革发展稳定,离不开社会和谐,离不开良好的人际关系。

  其次是秘书工作自身需要强调人际关系。无论办公厅室的秘书人员,还是领导人的专职秘书,都处于一个单位或部门的中心地位或重要岗位,在主要领导人或领导集体的身边,倍受人们关注。承担着承上启下、连通左右为科学决策和决策的落实服务工作,联系面较广,涉及面较宽,涉密程度较高。各自都有明确分工,但又有较强的综合性、机动性和应急性。这一切都要求从事秘书工作的同志比其它行业更需要一个良好的人际关系,对内造就一个积极向上、团结合作、有序竞争、和谐相处、具有生机活力的集体环境,就可增强凝聚力,激发创造力,强化战斗力,提高工作的效率和效益。相反如果关系紧张,不融洽、不协调,甚至扯皮推诿、互相掣肘、内耗不已,是不可能搞好工作的,其中一些人也必将从秘书岗位被淘汰,也就是说,秘书岗位是容不得私心重、过分计较个人得失、有意无意搬弄是非、搞宗派、影响团结的人立足的。作为办公厅室应是一个单位或部门内的首善之区,在思想、工作和作风等各方面都应起带头和表率作用。特别是办公厅室代表单位与各方面联络交往,对外常常起“钦差大臣”“形象大使”的作用,它又有信息交流、决策落实的督办和协调各方等重要职能,如果人际关系很差,缺乏信誉,是难以做好工作的。因此,强调树立良好的人际关系也是秘书工作的内在要求。

  树立良好人际关系的几个重要原则

  树立良好人际关系有一系列必须遵循的原则,具体到秘书工作者,主要是:

  1、界限分明的原则。要严格分清三种界限。一是工作关系和亲友关系的界限。工作关系从纵向讲是上为领导人、领导班子、领导机关服务,下为辖区部门单位和群众服务。横向是联络、协调、服务于前后左右的兄弟单位,包括所属范围以外的“外事”交往。工作关系的建立和处理,一般都有制度、规范和纪律作为依据。没有制度规范的,也有被公认行之有效的传统习惯。对此除陈规陋习需要改革外,一般应严格遵守,不可越轨。亲友关系是指日常生活中同亲属和朋友的交往,性质不同于工作关系的交往,混淆了就容易产生不公正、不信任、失密,甚至以权谋私等弊病。二是交往中的职责界限。也就是应划分权力,明确责任,既要防止工作不到位,又要做到不擅权、不越权。权力的争执,常常是造成一个单位不团结,人际关系紧张的最普遍的原因。在领导人、领导班子身边工作,更应给与重视,否则其行为会被看作是体现领导意图,导致领导班子的不团结。三是办公经费、用品、礼品的归属。办公厅室掌握着部门或单位的经费使用权、用品分配权、礼品处理权。一定要照章办事,公开化、明细化,切忌暗箱操作、厚此薄彼。对一些特殊或紧要用项,可灵活处理,但要有一定级别的主管领导审核批准。最大的忌讳是在同等需求的情况下,办公厅室优于其它部门,近水楼台先得月。礼品的归属是较为敏感的问题,首先要分清正常非正常礼品的界限,并非熟人朋友一见面就送礼,熟人朋友的礼品过厚、含金量过高,送现金、金银制品,甚至送汽车、住宅等,一般都是不正常现象,要警惕;其次是正常礼品要分清上交和不同人员留用的界限。礼品有送单位的,有送领导或秘书个人的,都要登记在册,然后按规定分别处理。这看起来是小事,但如不严格照章办事或马马虎虎,拖延时间,天长日久就会酿成大事。北京就有十分沉痛的教训。

  2、己严人宽的原则。凡事要严以律己,宽以待人。律己严才能站得稳走得正,才能公正处事,令人信服。律己严有一种无形的吸引力和说服力,是人与人交往中使人敬佩、让人放心的道德力量。具体表现,一是对待工作高标准严要求,尽心尽力、一丝不苟、精益求精,难办的事、挨骂的工作,主动承担,苦活、累活、别人不愿干的工作,争着去干,不拈轻怕重,计较得失。二是对待名利,又争又不争。争的是国家的、集体的、群众的名利,为此应挺身而出争先恐后,不惜牺牲个人的一切。但对个人的名利,则不争不抢,随遇而安,有功不居功,有苦不叫苦。三是对待失误,先从自身查起,勇敢地承担自己该负的责任,而不是千方百计去掩盖、推托,甚至诿过于人。四是对待各种物质和精神的诱惑,采取洁身自好、不贪不沾的态度,不戚戚于贫贱,不汲汲于宝贵,“不义富且贵,于我如浮云”,清清白白,才能堂正正,才能交挚友、直友,使人信服。宽以待人是一种修养,一种度量,一种美德,是处理人际关系的一剂良药。首先是己所不欲勿施于人,这是孔夫子的格言,把自己不愿干的事推给别人,其结果必然引发不满,造成矛盾。其次是不对人苛求,强人所难。即使是好事,在别人无能为力时也不要强加给他,应设身处地体谅别人的困难,能给予援助时,要及时伸出援助之手,帮其渡过难关。第三是应扬人之长,而不揭人之短。对别人的优点、长处,要给予充分肯定,并虚心学习。对其短处要避免过于直率地评点,特别忌讳在大庭广众之中或领导面前扬其所短。“良言一句三冬暖.恶语伤人十年寒”,一句不当讲的话,常常会把关系搞僵。对别人的缺点毛病,如不影响工作,完全可以不去计较。即使是必须指正的问题,也要选择适当时机,采取有效方式,在不伤害他的前提下给予帮助。第四是对不同意见要认真吸取,冷静分析,切忌不理不睬不屑一顾,甚至立即顶了回去。相反,只有不同意见相互比较中、交流中,真理才能显现。有些争论,一时难以统一认识,宁可求同存异放一放,否则会堵塞言路。第五是对反对过自己反对错了的又认错的人,应不计前嫌,热情相待,主动团结。错了还未觉悟的人,也应采取等待的态度,同时允许人家继续发表不同意见。对别人宽容的态度会把阻力变成动力。这也是对秘书人员修养的考验。



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