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秘书资格考试技巧心得:电子档案的保存与维护

2016年6月1日来源:233网校网校课程 在线题库评论

        第—,要保证电子档案载体物理上的安全。一般情况下,电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上,所以,要建立—个适合于磁、光介质保存的环境,诸如温湿度的控制,存放载体的柜、架及库房应达到的有关标准的要求,载体应直立排放、并满足避光、防尘、防变形的要求,远离强磁场和有害气体等。
  第二,要保证电子档案内容逻辑上的准确。电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的,在以后的利用中,必须依赖干电子计算机软硬件平台将电子档案的内容,还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。这对于电子档案而言是一个较为复杂的过程。因为,电子档案来自各个方而,往往是在不同的电子计算机系统上形成的,且在内容的格式编排上也不尽—致,这种在技术和形式上的差异,必然导致在以后还原时,所采用的技术与方法的不同。而电子档案在形成时所依赖的技术,往往是已经过时的技术,这是科技进步所带来的必然结果。因此,除对电子挡案本身进行很好的保存外,还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存,或采用其他方法和技术力加以转换。

  第三,要保证电子档案的原始性。对于一些较为特殊的电子档案,必须以原始形成的格式进行还原显示。可采用以下三种方法:—是保存电子档案相关支持软件,即在保存电子档案的同时,将与电子档案相关的软件及整个应用系统—并保存,并与电子档案存储在—起,恢复时,使之按本来的面目进行显示;二是保存原始档案的电子图像;三是保存电子档案的打印输出件或制成缩微品,因为这是最为稳妥的永久保存方法。

  第四,要保证电子档案的可理解性。对一份电子档案的内容来说,常常有不被人完全理解的情况。为了使人们能够完全理解一份电子档案,就需要保存与档案内容相关的信息。这些信息应包括:元数据;物理结构与逻辑结构的关系;相关的电子档案名称、存储位置及相互关系;与电子档案内容相关的背景信息等。

  第五,要对电子档案载体进行有效的检测与维护。电子档案载体,特别是磁性载体,极易受到保存环境的影响。因此,对所保存的电子档案载体,必须进行定期检测和拷贝,以确保电子档案信息的可靠性。定期检测,应每年一次,采用等距抽样或随机抽样的方式进行,样品数量以不少于10%为宜,以一个逻辑卷为单位。首先进行外观检查,确认载体表面是否有物理损坏或变形,外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等。然后进行逻辑检测,采用专用或自行编制检测软件对载体上的信息进行读写校验。通过检测发现有出错的载体,须进行有效的修正或更新。应每四年拷贝一次,且原载体继续保留的时间不少干四年。对于电子档案的检测与维护,必须进行严格管理,因为任何一次误操作,都可能使保存的电子档案遭到人为损害,甚至造成难以弥补的损失。必须建立相应的维护管理档案,对电子档案的检测、维护、拷贝等操作过程进行记录,避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。

  对电子档案的有效保存与维护,是—项极其重要而复杂的工作。因而,在对电子档案的保存与维护过程中,应充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案的特点等综合条件,来制定技术方案和工作模式,并采取有效措施,以确保电子档案的安全可靠,能够永久地处于可准确提供利用的状态,使其在社会生活中发挥更大的作用。



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