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秘书资格考试技巧心得:对会议记录者的要求

2016年6月3日来源:233网校网校课程 在线题库评论

        许多传统的观点认为会议记录者是会议中最“简单”的角色,其实这种观点已然落后了许多。会议记录者在现代会议中是仅次于会议主持人的一个重要角色。因为,一名好的会议记录者可以增进议事效率,而一名不好的会议记录者不仅徒增误会,还浪费时间;一名称职的会议记录者不仅能仔细倾听发言,而且能准确陈述听到的内容,同时记录好几项发言而不失误。

  一、对会议记录者的基本要求

  (一)反应快。对于大家提到的问题,能够迅速反应。

  (二)写字快。做会议记录,写字速度当然有一定要求。

  (三)知识面广。在做会议记录时,经常会听到一些专业术语,没有相对广的知识面,对这些专业术语,你可能既听不懂,也不会写。这属于一个会议记录者的硬件能力。

  (四)记忆力特别强。会议记录者要能记住发言者所说事情的前因后果,遇到一个很复杂又冗长的问题时,更需要超强的记忆力,否则,很可能记到最后已经不知发言者所云了。

  二、对会议记录的 10大建议

  重要的会议应录音下来,从而使整理会议记录时有依据。

  除非有必要,定期召开的会议通常不用录音。因花费时间记下的详细发言内容,可能毫无用武之地。

  大多数会议都能指定一个会议记录者。主席最好不要兼任此项工作。此外,会议记录者最好由与会者轮流担任。

  会议记录者的笔记最好要流畅,易于了解,同时不失真。笔记最好用电脑打出来,方便参阅。

  会议记录者的责任还包括:

  要及时指出令人困惑的发言,请该发言人解释清楚。

  适时做总结,协助讨论进行。

  向与会者确认各议案的排序是否无误。

  会议记录内容包含:

  讨论过程中所达成的各种共识(要不厌其烦地向与会者确认每个结论都无误)

  有哪些证据支持次议案的通过,及反对意见如何

  分派工作的详细情形及完成日期。

  会议结束后重新整理所记录的内容,尽可能维持在一页的长度。

  会议记录应有组织地整理如下:

  标题,会议目标,主席名字,缺席及出席人名单应列在会议记录起头处。

  使用列点或简短的一段文字,名数与会者重点

  工作分派情形及完成日期记录无误。

  通过此决议的评估标准(如有必要)。

  会议记录者应与主席共同修正会议记录者错误的部分。

  将此份会议记录发送给与会者。



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