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秘书资格考试心得:文书档案鉴定工作

2016年6月11日来源:233网校网校课程 在线题库评论

         文书档案鉴定工作一直是档案馆工作的难点,面对日益增多、价值参差不齐的馆藏档案,档案工有无从下手之感。鉴定工作存在哪些难点呢﹖
  1、 需鉴定数量浩大。产生原因1 进馆档案质量不高。由于种种原因,档案界一直对馆藏量津津乐道,衡量档案馆的规模以及达标升级,馆藏量均为主要条件之一,丰富馆藏成为各档案馆追求的主要目标。在增加馆藏之际,一些不具进馆价值的档案也悄然入馆。因此,档案馆需要鉴定的已不仅仅是到期档案,还有大部分冠以长期、永久之名,却无实际保存价值的档案。2 档案馆未做到有计划、经常性地开展鉴定工作,导致需要鉴定的档案与日俱增。在库房不紧张的情况下,鉴定工作并不十分迫切,况且鉴定工作费时费力,又难见成效,因此档案馆未将鉴定工作放到应有位置,致使鉴定负担越来越重。

  2、鉴定程序复杂。目前,档案采取的是案卷装订的方法,分厚卷皮及子母卷小卷皮 两种。具体鉴定时,卷中若有不符合保管期限的文件,处理手续十分繁琐:1 拆卷。将不需要继续留存的文件剔出,并在卷内文件目录上注明;如剔除文件较多,则需要重新抄写卷内文件目录,然后再重新组卷。2 调整档号。保管期限的调整、案卷的变化,需要重新编排档号才能保证管理和利用。3 调整检索工具。案卷目录、全引目录、专题目录等检索工具都需作相应调整、更改。这种牵一发而动全身的操作,令工作人员望而却步。

  3、鉴定标准难以掌握。文书档案的鉴定,不同于专业档案,如会计档案保管期限划分为5、15、25、永久等几个级别,期限划分得较明确,鉴定时便于操作。文书档案内容庞杂,涉及面广,价值不易确定,在鉴定时困难较大。目前,鉴定标准依据的是1987年颁布的《文书档案保管期限表》,此保管期限表虽在多年的文书档案立卷、接收、鉴定工作中起到了重要作用,但实践证明,在保管期限的划分方面还存在不足之处,不便于鉴定人员操作,影响了鉴定工作的开展。

  解决的对策有:

  1、注重进馆质量,少一些无价值档案进馆。从某种义上讲,档案在进馆之前,已多次涉及到鉴定工作。一是档案室人员在立卷、确定保管期限时的筛选、鉴定;二是档案指导部门定期对案卷质量检查时涉及到鉴定;三是档案馆接收之前对案卷进行的检查。在这三个鉴定环节中,立卷鉴定环节是确保案卷质量的关键,档案局馆的指导、检查是进一步保障。因此为保证档案进馆质量,应提高立卷人员业务素质,在立卷环节就使保管期限划分准确;在指导检查环节,应将案卷质量作为重点之一,及时监督立卷人员改正问题;在档案馆接收前的检查环节,更应当注重档案内在质量,特别是保管期限划分正确与否,将无长期保存价值的档案解决在进馆之前。

  2、改进立卷方式,提高现代化管理水平。传统的立卷方式存在一些不足之处,不利于档案的鉴定上文已有所涉及 。改革立卷方式,便于文书档案的立卷、接收、鉴定,已是势在必行。以件为单位组卷并辅助以计算机管理的立卷方法,虽处于尝试阶段,仅其便于随时剔除无保存价值文件的优势就是显而易见的。这种立卷方式在鉴定时,如剔除某份文件,可不必考虑拆卷这一棘手问题。另外,利用计算机辅助管理档案,在档案的保管期限进行调整时,可利用计算机进行检索工具的调整、删改,大大提高了工作效率。

  3、改革现行文书档案保管期限表,便于鉴定操作。当前鉴定工件依据的《文书档案保管期限表》存在诸多对鉴定工作不利之处,应进行必要的改革。一是调整不合理的保管期限,如原保管期限表中,组织关系介绍信、下级报送文件、上级下发文件、提案类等文件,保管期限划分偏高,进馆后多数无人问津,占据了库房,又为鉴定工作增添了负担。二是从档案馆角度制定文书档案保管期限表。如果仅从一个单位角度划定保管期限,必然会导致档案馆各全宗档案的重复,影响档案鉴定工作。如干部任免、各类审批表、下级单位报送的年度以上的报表等,涉及单位都要移交进馆。这些问题如不在立卷划定保管期限时解决,进馆后依靠档案馆鉴定剔除,难度相当大。三是保管期限划定尽量明确。只有短期、长期、永久界定保管期限,在鉴定时不易掌握。如长期为16-50年,跨越年度如此之大,令鉴定人员无所适从。

  4、在档案馆设立鉴定机构,由专门机构或专人负责鉴定工作。主要是对馆藏到期档案进行统计,制定鉴定计划;对虽未到期但实践证明已无利用价值的档案进行调查、分析,提出鉴定意见,保证档案馆鉴定工作有条不紊地进行。



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