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秘书公文写作须知:会议纪要的写法

2014年3月10日来源:网络网校课程 在线题库评论

  秘书公文写作须知:如何写好办公会议纪要

  根据会议性质不同,会议纪要可以分为办公会议纪要和专项会议纪要。

  办公会议纪要是各级党政机关、企事业单位、社会团体召开的定期或不定期的工作会议形成的会议纪要。

  专项会议纪要是为研究专项问题而召开的会议所形成的会议纪要。

  根据内容的不同,会议纪要分为专题型纪要和综合性纪要。这种内容的会议纪要比较普遍。

  专题型纪要主要反映与会者就会议主要议题,在统一认识的基础上所形成的决定、决议。这种纪要多用于党委会议和机关的行政会议,或座谈会、研讨会等。

  综合性纪要则侧重于全面概述会议基本情况,包括会议的议题、讨论情况、讨论结果等。这种会议纪要多用于领导集体办公会议等。

  会议纪要的结构、内容和写法

  会议纪要一般由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的写作要求如下:

  (一)首部。这部分的主要项目是标题。有的会议纪要的首部还有成文时间等项目内容。

  会议纪要的标题通常是由会议名称和文种构成的。如《全国城市爱国卫生现场经验交流会纪要》、《关于改革××局、××局管理体制的会议纪要》等。也有的由发文机关、会议名称和文种构成,如《××集团公司经理办公室会议纪要》。

  成文时间即会议通过的时间或领导人签发的时间。一般在标题下居中位置用括号注明年、月、日。也有把成文时间写在尾部的署名下面。

  (二)正文。公议纪要正文的结构由前言、主体和结尾三部分组成。

  1、前言。首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果,然后用“现将这次会议研究的几个问题纪要如下:”或“现将会议主要精神纪要如下:”等语句转入下文。这项内容主要用以简述会议基本情况,所以文字必须十分简练。

  2、主体。是会议纪要的核心内容,主要记载会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题,把会议的基本精神,特别是会议形成的决定、决议,准确地表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见,必须如实予以反映。

  另外,在具体写法上,不同类型的会议纪要,写法也有不同。

  决议型纪要,主要根据中心议题,着重把会议形成的决定、决议的具体内容一一表述清楚。

  综合性纪要,主体内容则侧重于突击会议的指导思想,全面介绍会议的基本情况。

  3、结尾。属于选择性项目。一般是向受文单位提出希望和要求。有的则没有这部分,主体内容写完,全文即告结束。

  (三)尾部。包括署名和成文时间两项内容。

  署名只用于办公会议纪要,写明召开会议的机关单位名称。一般会议纪要则不需要署名,不加盖公章。至于成文时间,如果在首部已注明,就不再写。

  撰写会议纪要应注意的问题

  撰写会议纪要应当注意的两个问题:一是概括要全面,要如实反映会议精神。不得随意取舍,不得以偏概全,不能是自己赞同的就多写,不赞同的就略写或不写。二是要具备一定的分析、综合能力和表达能力。这样,表述上才能做到重点突击,条理清晰,文字简练。

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