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公文写作具体技法:怎样撰写通知?

2014年1月9日来源:233网校网校课程 在线题库评论
导读: 本文对通知的撰写给出了详细的说明,有利于学习者熟悉对本知识点的熟悉与掌握。

怎样撰写通知?

  由于通知功能的多样性,其写作模式也不尽相同。现将几种主要通知的写作技法分述如下:
  (1)发布性通知
  发布性通知的内容结构一般由以下几部分组成:
  标题。这类通知的标题通常由发文机关名称、被发布的法规或规章名称和文种三要素组成,其事由部分通常显示“发布”、“印发”字样,如《国务院关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》。
  正文。正文一般应当载明两层内容:一是明确指出所发布的是什么法规,该法规的施行或生效日期及相关事项说明;二是提出贯彻执行的希望或要求。一些十分重要的法规,文中还要强调它的重大意义。
  在具体表达次序上,开头都要通过一个“提前”句式,使用“现将”二字,把所要发布的法规、规章展现给阅者。例如“现将《中国共产党党内监督条例(试行)》(以下简称《党内监督条例(试行)》)印发给你们,望认真贯彻执行”。
  在主体部分,一方面可强调它的重要性及重大意义,如“《党内监督条例(试行)》是一部十分重要的党内法规,它的颁布实施,对于我们坚持党要管党、从严治党的方针,发扬党内民主,加强党内监督,维护党的团结统一,保持党的先进性,始终做到立党为公、执政为民,必将起到重要作用。”另一方面要提出贯彻执行的要求,如“党的各级组织一定要从推进党的建设新的伟大工程的高度,充分认识贯彻实施《党内监督条例(试行)》的重要性,认真学习、广泛宣传、严格执行《党内监督条例(试行)》。要依据《党内监督条例(试行)》,认真分析本地区、本部门、本单位党内监督方面的薄弱环节,采取有效措施加以解决;要认真开展督促检查,及时纠正违反《党内监督条例(试行)》的行为,党员领导干部要在抓好本地区、本部门、本单位贯彻执行《党内监督条例(试行)》工作的同时,切实增强接受监督的意识,主动接受党组织和党员的监督。广大党员干部要进一步提高认识,自觉履行党内监督的职责,正确行使党内监督的各项权利”。
  结尾。主要有两种情形,或是要求下级反馈贯彻执行的情况,如前述的这份发布性通知的结尾是:“各地区、各部门在贯彻实施《党内监督条例(试行)》中有哪些问题和建议,请及时报告中央”;在多数情况下,是用来宣布法规及规章的时效,其写法有的是“从即日起施行”,也有的是“自某年某月某日起施行”,并写明原有相同的法规、规章同时废止等。
  以上是内容比较复杂一些的发布性通知的写法。一些内容比较简单的发布性通知,在写作上一般只有发布了什么法规规章及其时效两个方面的内容。如《国务院关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》一文就是如此:“现发布《国家行政机关公文处理办法》,自2001 年1 月1 日起施行,1993 年11 月21 日国务院办公厅发布,1994 年1 月1 日起施行的《国家行政机关公文处理办法》同时废止”。
  (2)指示性通知
  指示性通知的内容结构一般由以下几个部分组成:
  标题。这类通知的标题都是标准式的,即由“制文机关”、“事由”与“文种”三个要素组成,如《中共中央关于在全党兴起学习贯彻“三个代表”重要思想新高潮的通知》。
  正文。正文的写法主要有两种形式:一是既有一个独立且简短的开头“撮要”,又有一个总括全文中心并要求下级及时反馈执行情况的结尾,中间主体部分由若干并列的内容组成,呈现“总——分——总”的结构模式。这是内容复杂一些的指示性通知相当普遍的一种写法。以《国务院办公厅关于进一步加强城市居民最低生活保障工作的通知》为例,开端处写有约240 多字的“撮要”,用来讲明制发本通知的背景、缘由与目的:“自1997 年国务院决定在全国建立城市居民最低生活保障制度以来,在各级政府的高度重视和有关部门的积极努力下,我国城市居民最低生活保障工作取得了较大进展。但是,这项工作发展不平衡,一些地方存在着财政收入不足、属地管理原则没有完全落实、管理工作不够规范、基层日常管理、服务工作不适应以及最低生活保障与其他保障措施衔接不够紧密等问题。为切实加强城市居民最低生活保障工作,进一步完善保障体系,尽快使符合条件的城市贫困人口都能享受最低生活保障,经国务院同意,现就有关问题通知如下:”。
  在开头“撮要”的统领下,正文部分写了五个大问题,形成五个部分:一、进一步提高认识,认真抓好城市居民最低生活保障工作;二、认真贯彻属地管理原则,全面落实城市居民最低生活保障制度;三、加大财政投入力度,管好用好城市居民最低生活保障资金;四、建立健全法规制度,推进城市居民最低生活保障工作的规范化管理;五、加强组织领导,确保城市居民最低生活保障制度落到实处。这五个问题不是相互孤立的并存,而是体现了一种先务“虚”,后务“实”,以“虚”带“实”的逻辑关系。还有一个值得注意的地方,即不论写几个部分,通常第一部分都是讲提高思想认识方面的问题,而最后一个部分则是讲有关组织领导的问题,这也算是这类通知写作的一大特点。二是开头有一个开宗明义,交代缘由、背景的“撮要”,然后分条列项提出要求,其结构形式表现为“撮要分条式”,这是较前者内容简单一些的指示性通知的写法。如《国务院关于进一步精简会议和文件的通知》,就是一篇非常典范的指示性通知。开头集中说明制发本通知的“缘由”及“总的要求”,采用欲抑先扬的写作手法,首先肯定近年来在精简会议和文件方面所取得的成效:

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