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办公会议纪要写法及范文

2015年2月5日来源:233网校网校课程 在线题库评论
  • 第1页:办公会议纪要写法

如何写好办公会议纪要

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  《办公会议纪要》,有书记办公会议纪要,常委办公会议纪要,市(县)长办公会议纪要,局长办公会议纪要,等等,现在都有印好的文头,各级机关使用的频率较高,它是机关的常用文种。办公厅(室)工作人员,尤其是文秘人员,写好《办公会议纪要》是一项必备的知识与技能。

  《办公会议纪要》的写法,大体分为两个部分:

  第一部分是开头,这部分主要写明六项:

  1、时间,即开会的日期;

  2、地点,即召开会议的所在地点;

  3、主持人,即主持召开会议的领导人;

  4、参加人员,包括正式参会人员和列席会议人员及其身份(职务或职称);

  5、记录人;

  6、事项,直写题目,如关于××事或××问题,会议同时研究几件事的,则写:①关于××事;②关于XX事等。开头部分一般应包括这六项,若有与会议事项有关的活动,如会前看电视或察看现场,应在开头部分中作为增加的一项,并作简要说明,因为这种活动与会议的事项有关系。

  第二部分是正文,是会议研究或决定某事项的内容。

  一般地要写明三个层次或四个层次:

  1、该事项的情况介绍;

  2、对该事项需要会议研究的问题;

  3、这些问题研究解决的办法和措施,以及落实有关方面的要求与责任;

  4、存在的分歧,或不同意见的保留,或有某些方面的争议。其中四个层次有就写,没有就不写。如果有两件以上的事项,相互又没有直接关系的,那就一件事项一件事项写。第一件事项写完再写第二件,接着依次写,避免混淆不清。

  写作《办公会议纪要》应注意把握几个问题:

  第一,要以会议记录为基础。纪要是由记录产生的,记录是纪要的原始材料。因此,在整理纪要前,记录人要认真地听取每个人的发言,把发言的内容全部记下来,重要的部分要将原话一字一句记下来,必要时再问发言人一下。也可征得领导同意,进行录音,防止漏记、错记。但纪要又不是记录的全部重复,而是记录内容的概括和提要。所以,记录既要认真记好,又要妥为保存。纪要的底稿要附上记录,一并存入档案。一旦纪要出了差错,可以查对原始记录。

  第二,要以主持人的最后发言为准。在会议研究过程中,各个人对事情的看法、所提解决措施不可能完全一致。但整理纪要时应“求同存异”,把共识的和一致的内容归纳起来,至于某些分歧和有争议的内容可以保留。一般说,主持人是领导人或是受领导人的委托者,他在最后发言时要归纳共同的和不同的意见,作为对某事项的结论。整理人应以他的最后结论性发言为准,记入纪要,成为纪要的主要内容。如果主持人认为某些争议需要记入纪要,整理时可列为纪要正文的最后一段。

  第三,要遵循公文制作的制度和程序。会议纪要是公文的一种,所以,写《办公会议纪要》要按照公文制作的制度 和程序进行。一般情况下,先由秘书人员(通常是记录人)整理,经办公厅(室)主任或秘书长审核,再经领导人签发。这里的签发领导人是指主持会议者。如果主持会议领导人外出,则送主要领导人或常务副职,或领导人授权的秘书长。其他都要依照公文运作程序办理。

  除此之外,因为《办公会议纪要》的内容,特别是定下来的措施、要求,是要各有关方面执行的,为执行起来方便,不发生歧义,所以,使用语言要明白、准确,不能含混,一般采用直述的方法,不拐弯抹角,更不需要华丽的词语。



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