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2015秘书资格从业经验:接电话礼仪常识总结

2015年10月12日来源:233网校网校课程 在线题库评论
导读: 233网校整理“2015秘书资格从业经验:接电话礼仪常识总结”供考生参考,更多秘书资格考试相关信息请关注233网校秘书资格考试网。
  1.公司内的工作电话
  如有事求见上司,尤其是总经理或副总经理,一定要先用电话联系,请秘书转告或安排时间;
  与同级同事联络也应先通电话,约定时间、地点,不要随便打扰别人;
  谈话结束时,一定切记轻放电话。
  2.客人或上司在开会时的电话接听
  首先向对方解释客人或上司正在开会,礼貌询问问对方是否需要留言
  如有留言,应按电话备忘录的要求做好记录
  如对方执意要通话,应记下其基本资料,请对方稍等,随后将资料写在便条上送交客人或上司并等候吩咐。
  3.上司或同事外出后的电话接听
  说明上司或同事的大致去向;
  说明大致的返回时间;
  询问对方是否需要其它人代听电话或留言;
  如在办公室接到别人打给上司的电话而上司又不在,应避免回答“没有来”或“一直未见到”,“还未来上班”等,而应答复“他/她 暂时不在办公室,有什幺事可以代劳呢?”等等。
  4.转接客人或上司的电话
  转接电话时,一定要问清对方的姓名和单位。切记要重复确认转达的内容;
  在为客人或上司转接电话时,一定要等到双方通了话,再轻轻放下自己的听筒;
  接转了几次都无人接听,则每一次都要跟对方说:“对不起,请稍等。”
  清楚对方来历和用意时,先不要挂线,经请示后再处理。
  5.受话人正在会客时的电话接听
  首先应跟对方解释并询问是否需要留言或劝其过会儿再打来;
  如遇紧急情况,应请对方稍候,设法联系客人或上司以听其吩咐;
  若受话人正在参加重要会议,则应礼貌致歉,婉劝对方过会儿打来。



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