4)文件化
生产经营单位应保持最新与充分的并适合企业实际特点的职业健康安全管理体系文件，以确保建立的职业健康安全管理体系在任何情况下(包括各级人员发生变动时)均能得到充分理解和有效运行。
职业健康安全管理体系文件应以适合自身管理的形式(如书面或电子形式)予以建立与保持，并应包括下列内容： 来源：www.examda.com
(1)职业健康安全方针和目标;
(2)职业健康安全管理的关键岗位与职责;
(3)主要的职业健康安全风险及其预防和控制措施;
(4)职业健康安全管理体系框架内的管理方案、程序、作业指导书和其他内部文件。 考试大论坛
5)文件与资料控制
生产经营单位应制定书面程序，以便对职业健康安全文件的识别、批准、发布和撤销以及职业健康安全有关资料进行控制，确保其满足下列要求：
(1)明确体系运行中哪些是重要岗位以及这些岗位所需的文件，确保这些岗位得到现行有效版本的文件。
(2)无论在正常还是异常情况(包括紧急情况)下，文件和资料都应便于使用和获取。例如，在紧急情况下，应确保工艺操作人员及其他有关人员能及时获得最新的工程图、危险物质数据卡、程序和作业指导书等。
(3)职业健康安全管理体系文件应书写工整，便于使用者理解，并应定期评审，必要时予以修改。 来源：考试大
(4)传达到企业内所有相关人员或受其影响的人员。
(5)建立现行有效并需控制的文件与资料发放清单，并采取有效措施及时将失效文件和资料从所有发放和使用场所撤回或防止误用。
(6)根据法律、法规的要求和(或)保存知识的目的，对留存的档案性文件和资料应予以适当标识。
6)记录与记录管理
生产经营单位建立和保持程序，用来标识、保存和处置有关职业健康安全记录。
生产经营单位的职业健康安全记录应填写完整、字迹清楚、标识明确，并确定记录的保存期，将其存放在安全地点，便于查阅，避免损坏。重要的职业健康安全记录应以适当方式或按法规要求妥善保护，以防火灾和损坏。
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