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谈重点工程档案的科学管理

来源:233网校 2008年7月22日

  3 做好重点工程专项验收阶段的档案管理工作重点

  工程竣工档案专项验收是档案管理部门依法在工程竣工验收前,对工程档案进行的专项检查、验收,包括新建、扩建、改建的基本建设项目、技术改造项目和外商投资项目竣工档案验收。

  《浙江省重点建设项目管理办法》第 26 条规定,重点建设项目中涉及的消防、环保、人防、档案、水上保持等专项验收,由法律、法规规定的有关行政主管部门依法组织进行。第 28 条规定,重点建设项目竣工验收应当有消防、环保、人防、档案、水土保持等行政主管部门签署的专项验收合格文件。

  档案部门在进行重点工程档案验收时,应重点验收以下内容:工程档案齐全、系统、完整;工程档案真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况;工程档案已整理立卷,立卷符合有关规范的规定;竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求,盖有竣工图章;文件的形成、来源符合实际,要求单位或个人签章的文件,其签章手续完备;文件材质、幅面、书写、绘图、用墨和托裱等符合要求。保证重点工程档案达到规范化、标准化。

  4 做好重点工程归档、保管和开发利用的管理工作

  (1)根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》第 8 条第 2 款规定,在大中城市规划区范围内的重要建设项目竣工验收以后,建设单位应在 6 个月内向城市建设档案接收单位报送与城市规划、建设及其管理有关的项目档案。

  档案部门在接收重点工程归档文件时应按照国家标准 GB/ T 50328—2001《建设工程文件归档整理规范》及有关标准的要求,严格保证重点工程竣工档案的归档质量。

  (2)重点工程档案保管工作,就是在集中统一管理原则指导下科学地维护重点工程档案的完整与安全,采取有效的保护技术和管理方法,限制和消除一切损坏重点工程档案的不利因素,最大限度地延长重点工程档案寿命的工作。只有做好重点工程档案的保管工作,才能使集中起来的重点工程档案的完整和安全得到可靠的保证,才能满足各方面利用的需要,因而要切实做好重点工程档案的保管工作。

  (3)重点工程档案的开发利用工作,就是通过各种方式使重点工程档案中储存的信息尽快转化为现实生产力,让它从保管状态变为利用状态,发挥出它的技术效用和社会、经济效益的工作。重点工程档案的开发利用工作是整个重点工程档案工作的目的,要尽力做好重点工程档案的开发利用工作,充分发挥重点工程档案的依据和查考作用,为社会服务。

  重点工程档案除传统的借阅服务利用外,档案管理部门还应通过各种方式,主动提供以下多种类型的开发利用。

  ① 网络型开发利用。随着计算机互联网的出现,计算机系统已成为分享数据、传播信息、共享信息资源的一种不可或缺的工具。网络型开发利用可分为局域和广域两种形式。例如,我馆建立了全馆局域网和城建档案管理系统,并于 2001-10 在 Internet 设立了城建档案馆网站(www.wzcjda.net),实行网上直接查询服务。“办事指南”、“法律法规”、“库藏检索”、“科普园地”、“学术论坛”、“相关文献”、“走进温州”、“表格下载”、“城档报考”等成为便民服务的“窗口”。各类档案信息(包括重点工程档案信息)源源不断地汇集到馆内,经过整理、编研等运作,跨越时空的制约,准确、便捷地向社会各界提供各有所需的档案信息服务,将丰富的馆藏档案转化为现实生产力,推动档案事业不断向前发展。

  ② 编研型开发利用。我馆编研的《历史温州、山水温州、现代温州》和《温州市重点工程简介》曾获浙江省档案编研成果三等奖。《温州市桥梁专集》、《温州市 2003 年道路现状》、《温州珊溪水利枢纽供水工程》、《江滨路》、《温州城市建设新姿》、《人民路改建工程》、《温州强镇》(系列)等包括重点工程在内的 20 部专题片,在社会上都产生了积极的影响。

  ③ 展览型开发利用。我馆举办包括重点工程在内的大型城市建设展览多次,参观人数多达数万人。于 2004-03 委托一心商务传播有限公司,采用航空拍摄的方式,在温州市区范围内对住宅群(新、旧)、公用设施(包括标志性建筑)、道路、河流及名胜古迹等建筑物进行了拍照和录像,形成照片 278 幅、录像素材 1h.在这基础上与市规划局、温州生态园管委会等单位联合举办了“空中看温州”航拍大型摄影展,摄影展受到了市有关领导的重视和广大市民的喜爱。

  时代在发展,社会在进步。档案管理人员只有具备良好的政治和业务素质,认真学习档案法律法规及相关各学科专业知识,不断提高档案技术水平和管理能力,以科学发展观驾驭重点工程档案管理工作,才能更好地为城市建设和社会发展服务。

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