国际投标文件编制原则与策略研究
三、投标文件分项编写原则与策略
一份有竞争力的投标文件不仅要求内容完整，而且要求在编制投标文件的每一项内容上讲究策略。下面，针对我国企业在国际投标实践工作中积累的经验，总结出相应的投标文件编写内容与相关策略。
1.封面：封面上需要填写有项目名称/投标产品名称和本项目的招标编号以及日期。如果本次招标包括若干合同包，应指明投标的具体包号和产品名称。另外注意要在签字本和复印本上标明正本和副本字样。
2.投标文件清单，即投标文件目录。
3.投标书：投标书要填写的内容有招标代理机构的名称（如有的话）、项目/产品名称、招标编号、副本份数、投标保函金额、投标价格、补遗书份数、投标有效期天数和联系人地址以及联系方法。投标价格应表述全面，包括报价方式和大小写金额，如：CIP大马士革（或CIF西雅图）美元贰拾捌万叁仟伍佰圆整，即USD283,500.00。根据国际惯例，投标有效期一般为60-120天，但应注意检查招标文件的具体要求，投标人承诺的投标有效期比规定期限短一定会导致废标。来源：考试大
4.投标一览表：根据招标文件要求，投标一览表除在投标文件中提供外，还应单独密封一份供招标人唱标时使用。填写内容包括：招标编号、序号和包号/品目号（只有一种投标产品时可不填）、设备名称、型号和规格、数量、制造商名称和国籍、报价方式（如CIF马尼拉或CIP巴格达，因为有的项目评审标准以货到用户所在地为准，即包括内陆运保费，所以建议都以CIP形式表述，如用CIF还应单独说明内陆运保费的金额，除非内河港口，如CIF多伦多）、投标货币（美元、欧元、日元等）、投标总价、投标保证金（有/无）、交货期（应严格按照招标文件的提法表述，如“合同签字后三个月”或“合同生效后三个月”，一般不要只简单填写“三个月”，根据国际贸易惯例，合同签约和生效不是一个时间。另外“收到L/C”是指在合同签字并生效后一段时间，不能等同）。
5.投标分项报价表：本表的目的是了解投标总价的构成并比较各个投标人相同项目报价的高低，一般招标文件的脚注会注明“如果不提供详细分项报价将视为没有实质性响应招标文件，会导致废标”。
主机和标准附件一项要填写型号和规格、数量、原产地（即具体生产厂的国别）和制造商名称、EXW或FOB/FCA单价、CIF/CIP单价（选择一种，“CIF/CIP…”并列会引起误解）、CIF/CIP总价、至终目的地的运保费。
如果不提供备品备件和专用工具应注明。如果提供备件和工具，可按要求注明厂家和价格，在“规格和型号”一栏注明“清单见附件”，用附件详细说明内容。
6.货物说明一览表和技术规格偏离表：货物说明一览表只是对货物的简单描述，招标文件脚注中一般要求详细技术性能另页描述，所以本部分和后面的技术规格偏离表应构成产品的全部技术部分。技术规格偏离表的本意是列出和招标文件的要求不符合的条款，但建议利用此表对全部技术指标进行说明。严谨完整的投标文件技术部分应包括：
(1)技术规格应答，即对照招标文件的技术规格要求逐项说明响应性，包括有关服务要求的响应性（如愿意放在商务部分也可，但不能遗漏）；
(2)供货范围，指货物的组成部件和价格构成（单独用附件形式说明也可，或者根据需要不指出价格）；
(3)货物描述，即用投标人自己的方式、习惯和格式对产品进行详细介绍，突出特点和优势；
(4)产品印刷样本资料。考试大－全国教育类网站(www．Examda。com)
技术规格应答注意事项：部分是招标文件的条目号和要求的规格，第二部分是投标产品的技术规格，第三部分是有关说明。第二部分内容要根据要求的性能使用详细的数字和文字描述，一般不要简单回答“符合/满足”。第三部分中如果响应要求，可填写“满足、符合、响应”，如高于要求，应填写“超过、优于招标规格要求”，并在备注中强调这种性能的优越之处或对偏差做出合理的解释。说明栏应充分利用，对于和标准配置或和样本资料不一致的地方做出说明，以便投标人理解，并以免被认为是前后不一致，有虚假应标嫌疑。
7.商务条款偏离表：广义上招标文件中除技术部分外都属于商务条款。因为招标文件部分的内容一般是标准的商务文件格式，所以重点是审查列在“投标资料表”和“合同条款资料表”中的变化，其中“投标资料表”中重要的项目有：报价方式和相关费用的要求；业绩要求；货物验收后需要备件的年限；评标考虑因素的全部内容（交货时间、付款要求、备件价格、售后服务等）；“合同条款资料表”中关注的条款有履约保证金要求、目的地、伴随服务、备件、保证期、维修响应时间和付款条件（有些因素会在技术要求中说明）。和上述条款有差异的地方应在商务偏离表中指出，如交货期和付款时间等。投标人的优势在这里也要强调，如维修点和保税库等。根据招标文件的不同要求，商务条款的偏离可能会直接造成废标，也可能导致评标价格的调整，所以是没有偏差，应尽量满足招标文件的所有要求。
8.投标保证金：附上正本。如正本投标保函通过银行转递，此处要附上底单备查。
9.法人代表授权书：如是投标人法人代表亲自签字，则不需要授权书。
10.资格声明、制造商资格声明、贸易公司的资格声明、营业执照、制造商出具的授权函、证书、银行资信证明（正本，有的项目规定可以是近三个月的复印件）：以上文件用于对投标人的投标资格、生产能力、财务能力进行审查。制造商资格声明中要求填写的一些项目，如外购件情况、制造商生产经验和易损件供应商的名称要注明。表中要求的销售业绩可在此处列出，也可用附件单独列表。其他表格中的内容根据项目具体情况改写。
11.售后服务说明：根据招标文件要求和本公司惯例制作。
12.各种注册证、许可证和认证。采集者退散
13.备品备件清单：招标文件一般都要求质量保证期后一定期限的备品备件，根据要求填写内容和价格。
14.专用工具清单：根据要求决定是否提供以及提供的内容和价格。
15.选配件清单：主要指投标人认为要配备的及希望招标人购买的但在招标文件要求之外的部件，其价格不计入评标价中，招标人一般会在评标报告中说明选择哪些配件将加在合同价内。
16.培训计划：根据招标文件要求应答。
17.国际、国内销售记录：同类产品在国际、国内的销售情况，以证明产品的畅销和开始销售的时间、用户名称、联系方式等。
18.产品样本资料。
19.其他注意事项：来源：www.examda.com
(1)正本和副本要标注清楚，并分别密封，所有正副本再统一密封在一起，帖上标记（不能标识有投标人的名称）。
(2)投标文件应逐页小签。
综上所述，投标人要了解招投标活动的重要原则和观念，在获得招标文件后，要认真分析招标文件的内容，对照招标文件的要求，结合国际贸易惯例，逐项应答，避免出现投标文件被拒绝的现象，从而通过编制完整的投标文件并运用各种策略来充分体现投标人的实力和能力，在竞争激烈的国际投标中取胜，进而获得更大的市场份额。
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一份有竞争力的投标文件不仅要求内容完整，而且要求在编制投标文件的每一项内容上讲究策略。下面，针对我国企业在国际投标实践工作中积累的经验，总结出相应的投标文件编写内容与相关策略。
1.封面：封面上需要填写有项目名称/投标产品名称和本项目的招标编号以及日期。如果本次招标包括若干合同包，应指明投标的具体包号和产品名称。另外注意要在签字本和复印本上标明正本和副本字样。
2.投标文件清单，即投标文件目录。
3.投标书：投标书要填写的内容有招标代理机构的名称（如有的话）、项目/产品名称、招标编号、副本份数、投标保函金额、投标价格、补遗书份数、投标有效期天数和联系人地址以及联系方法。投标价格应表述全面，包括报价方式和大小写金额，如：CIP大马士革（或CIF西雅图）美元贰拾捌万叁仟伍佰圆整，即USD283,500.00。根据国际惯例，投标有效期一般为60-120天，但应注意检查招标文件的具体要求，投标人承诺的投标有效期比规定期限短一定会导致废标。来源：考试大
4.投标一览表：根据招标文件要求，投标一览表除在投标文件中提供外，还应单独密封一份供招标人唱标时使用。填写内容包括：招标编号、序号和包号/品目号（只有一种投标产品时可不填）、设备名称、型号和规格、数量、制造商名称和国籍、报价方式（如CIF马尼拉或CIP巴格达，因为有的项目评审标准以货到用户所在地为准，即包括内陆运保费，所以建议都以CIP形式表述，如用CIF还应单独说明内陆运保费的金额，除非内河港口，如CIF多伦多）、投标货币（美元、欧元、日元等）、投标总价、投标保证金（有/无）、交货期（应严格按照招标文件的提法表述，如“合同签字后三个月”或“合同生效后三个月”，一般不要只简单填写“三个月”，根据国际贸易惯例，合同签约和生效不是一个时间。另外“收到L/C”是指在合同签字并生效后一段时间，不能等同）。
5.投标分项报价表：本表的目的是了解投标总价的构成并比较各个投标人相同项目报价的高低，一般招标文件的脚注会注明“如果不提供详细分项报价将视为没有实质性响应招标文件，会导致废标”。
主机和标准附件一项要填写型号和规格、数量、原产地（即具体生产厂的国别）和制造商名称、EXW或FOB/FCA单价、CIF/CIP单价（选择一种，“CIF/CIP…”并列会引起误解）、CIF/CIP总价、至终目的地的运保费。
如果不提供备品备件和专用工具应注明。如果提供备件和工具，可按要求注明厂家和价格，在“规格和型号”一栏注明“清单见附件”，用附件详细说明内容。
6.货物说明一览表和技术规格偏离表：货物说明一览表只是对货物的简单描述，招标文件脚注中一般要求详细技术性能另页描述，所以本部分和后面的技术规格偏离表应构成产品的全部技术部分。技术规格偏离表的本意是列出和招标文件的要求不符合的条款，但建议利用此表对全部技术指标进行说明。严谨完整的投标文件技术部分应包括：
(1)技术规格应答，即对照招标文件的技术规格要求逐项说明响应性，包括有关服务要求的响应性（如愿意放在商务部分也可，但不能遗漏）；
(2)供货范围，指货物的组成部件和价格构成（单独用附件形式说明也可，或者根据需要不指出价格）；
(3)货物描述，即用投标人自己的方式、习惯和格式对产品进行详细介绍，突出特点和优势；
(4)产品印刷样本资料。考试大－全国教育类网站(www．Examda。com)
技术规格应答注意事项：部分是招标文件的条目号和要求的规格，第二部分是投标产品的技术规格，第三部分是有关说明。第二部分内容要根据要求的性能使用详细的数字和文字描述，一般不要简单回答“符合/满足”。第三部分中如果响应要求，可填写“满足、符合、响应”，如高于要求，应填写“超过、优于招标规格要求”，并在备注中强调这种性能的优越之处或对偏差做出合理的解释。说明栏应充分利用，对于和标准配置或和样本资料不一致的地方做出说明，以便投标人理解，并以免被认为是前后不一致，有虚假应标嫌疑。
7.商务条款偏离表：广义上招标文件中除技术部分外都属于商务条款。因为招标文件部分的内容一般是标准的商务文件格式，所以重点是审查列在“投标资料表”和“合同条款资料表”中的变化，其中“投标资料表”中重要的项目有：报价方式和相关费用的要求；业绩要求；货物验收后需要备件的年限；评标考虑因素的全部内容（交货时间、付款要求、备件价格、售后服务等）；“合同条款资料表”中关注的条款有履约保证金要求、目的地、伴随服务、备件、保证期、维修响应时间和付款条件（有些因素会在技术要求中说明）。和上述条款有差异的地方应在商务偏离表中指出，如交货期和付款时间等。投标人的优势在这里也要强调，如维修点和保税库等。根据招标文件的不同要求，商务条款的偏离可能会直接造成废标，也可能导致评标价格的调整，所以是没有偏差，应尽量满足招标文件的所有要求。
8.投标保证金：附上正本。如正本投标保函通过银行转递，此处要附上底单备查。
9.法人代表授权书：如是投标人法人代表亲自签字，则不需要授权书。
10.资格声明、制造商资格声明、贸易公司的资格声明、营业执照、制造商出具的授权函、证书、银行资信证明（正本，有的项目规定可以是近三个月的复印件）：以上文件用于对投标人的投标资格、生产能力、财务能力进行审查。制造商资格声明中要求填写的一些项目，如外购件情况、制造商生产经验和易损件供应商的名称要注明。表中要求的销售业绩可在此处列出，也可用附件单独列表。其他表格中的内容根据项目具体情况改写。
11.售后服务说明：根据招标文件要求和本公司惯例制作。
12.各种注册证、许可证和认证。采集者退散
13.备品备件清单：招标文件一般都要求质量保证期后一定期限的备品备件，根据要求填写内容和价格。
14.专用工具清单：根据要求决定是否提供以及提供的内容和价格。
15.选配件清单：主要指投标人认为要配备的及希望招标人购买的但在招标文件要求之外的部件，其价格不计入评标价中，招标人一般会在评标报告中说明选择哪些配件将加在合同价内。
16.培训计划：根据招标文件要求应答。
17.国际、国内销售记录：同类产品在国际、国内的销售情况，以证明产品的畅销和开始销售的时间、用户名称、联系方式等。
18.产品样本资料。
19.其他注意事项：来源：www.examda.com
(1)正本和副本要标注清楚，并分别密封，所有正副本再统一密封在一起，帖上标记（不能标识有投标人的名称）。
(2)投标文件应逐页小签。
综上所述，投标人要了解招投标活动的重要原则和观念，在获得招标文件后，要认真分析招标文件的内容，对照招标文件的要求，结合国际贸易惯例，逐项应答，避免出现投标文件被拒绝的现象，从而通过编制完整的投标文件并运用各种策略来充分体现投标人的实力和能力，在竞争激烈的国际投标中取胜，进而获得更大的市场份额。
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