11.5 档案管理
11.5.1 贷款档案管理的原则和模式
档案管理的原则主要有：管理制度健全、人员职责明确、档案门类齐全、信息利用充分、提供有效服务。（5）
具体要求如下：
1．信贷档案实行集中统一管理原则
2．信贷档案采取分段管理、专人负责、按时交接、定期检查的管理模式
（1）分段管理：分为执行中的信贷文件 （以下简称信贷文件）和结清后的信贷档案（以下简称信贷档案）两个阶段
（2）专人负责
（3）按时交接
（4）定期检查
11.5.2 贷款文件的管理
1. 贷款文件分类
一级文件 （押品） ：信贷抵 （质） 押契证和有价证券及押品契证资料收据和信贷结清通知书。
二级信贷文件：法律文件和贷前审批及贷后管理的有关文件。
2. 贷款文件管理
（1）一级文件（押品）的管理
①保管。 一级文件是信贷的重要物权凭证， 在存放保管时视同现金管理，指定双人（以下简称押品保管员）,分别管理钥匙和密码，双人入、出库，形成存取制约机制
②交接。 押品保管员、 借款企业、 业务经办人员三方各存一联。
③借阅。 原则上不允许借阅。 如在下列特殊情况下， 确需借阅一级档案的，必须提交申请书，经相关负责人签批同意后，方可办理借阅手续。
④结清、退还。借款企业、业务经办人员和押品保管员三方共同办理押品的退还手续
（2） 二级文件的管理
①保管。二级文件应按规定整理成卷，交信贷档案员管理。
②交接。 业务经办人员应在单笔信贷 （贷款） 合同签订后将前期文件整理入卷， 形成信贷文件卷，经信贷档案员逐件核实后，移交管理。
③借阅。二级档案内保存的法律文件、资料， 除审计、稽核部门确需查阅或进行法律诉讼的情况下， 不办理借阅手续， 如借阅已归档的二级档案时， 须经有关负责人签批同意后，
填写借阅申请表，方可办理借阅手续。
11.5.3 贷款档案的管理
贷款档案是指已结清贷款的文件材料，经过整理立卷形成的档案。
1. 保管期限分类
贷款档案的保管期限自贷款结清（核销）后的第 2 年起计算。其中：
（1）5 年期，一般适用于短期贷款， 结清后原则上再保管 5 年；
（2）20 年期，一般适用于中、长期贷款， 结清后原则上再保管 20 年；
（3） 永久， 经风险管理部及业务经办部门认定有特殊保存价值的项目可列为永久保存。
2. 贷款档案管理
贷款档案员在贷款结清（核销）后，完成该笔贷款文件的立卷工作，形成贷款档案
永久、 20 年期贷款档案应由贷款档案员填写贷款档案移交清单后向本行档案部门移交归档；
业务经办部门需将本部已结清的、属超权限上报审批的贷款档案案卷目录一份报送上级行风险管理部门备查。
3. 贷款档案的销毁
保存到期的 20 年期贷款档案由档案部门按
贷款业务档案----交业务经办部门及风险管理部门鉴定， 形成正式的贷款档案销毁清单， 由业务经办部门、 风险管理部门及行长办公室三方负责人在正式清单上审批签字；
风险评审档案----交风险管理部门鉴定，由风险管理部门及行长办公室负责人审批签字。
