工作分析的步骤与方法

（一）工作分析的概念-职位分析或岗位分析

1.定义：工作分析就是指管理者了解企业内的一种职位信息和任职条件信息，并以一种格式把与这种职位有关的信息描述出来，从而使其他人能了解这种职位和人员需求的过程。

2.工作分析的主体是进行工作分析的管理者和有关人员，客体是企业内部的各个职位，内容是与各个职位有关的情况信息，结果是工作说明书（也可以叫作职位说明书或者岗位说明书）和工作分析报告。

（1）工作说明书：是一般员工工作的指南，也是企业确定企业人力资源规划、构建员工能力模型、进行绩效考核和薪酬管理、实施员工培训开发等人力资源职能管理的参考依据；

（2）工作分析报告：是通过工作分析发现企业经营管理过程中存在的问题，为企业进行有效的决策提供依据。

（二）工作分析的作用

（1）为企业战略的落实和组织结构的优化奠定基础。

（2）为人力资源规划提供信息。

（3）为员工招聘明确标准。

（4）为员工培训和开发提供依据。

（5）为绩效考核提供依据。

（6）为制定公平合理的薪酬政策奠定基础。

（一）工作说明书的内容

1.工作说明书一般包括两部分，即职位描述书和任职说明书。

（1）职位描述书：是关于工作任职者应该做什么、如何做以及在什么条件下做的一种规范性文件；

（2）任职说明书：是关于工作任职者为了圆满完成工作所必须具备的知识、能力和技术的说明与规定。

2.工作说明书的内容包括：工作标识、工作概述、工作联系、工作职责、工作权限、绩效标准、工作条件、任职者资格及其他信息。

（二）工作说明书编写的原则

（1）逻辑性原则。即以符合逻辑的顺序来编写工作职责。工作职责的次序应按照各项职位的重要程度和花费任职者时间的多少进行排列。

（2）准确性原则。即工作说明书应当清楚地说明职位的工作情况。描述要准确，语言要简练，便于员工理解。

（3）实用性原则。即工作说明书要满足对员工聘任、考核、培训和评价的需要，应该达到任务明确好上岗、职责明确易考核、资格明确好培训、层次清楚好评价的要求。

（4）完整性原则。即在编写工作说明书的程序上要保证其全面性。工作说明书的编写一般由现职人员自我描述，主管领导审批，专家撰写主要职责，人力资源管理部门及其他部门工作人员协助完成其他工作描述。

（5）统一性原则。即工作说明书的文件格式要统一，分类编号要统一。

1.定义：工作分析就是指管理者了解企业内的一种职位信息和任职条件信息，并以一种格式把与这种职位有关的信息描述出来，从而使其他人能了解这种职位和人员需求的过程。

2.工作分析的主体是进行工作分析的管理者和有关人员，客体是企业内部的各个职位，内容是与各个职位有关的情况信息，结果是工作说明书（也可以叫作职位说明书或者岗位说明书）和工作分析报告。

（1）工作说明书：是一般员工工作的指南，也是企业确定企业人力资源规划、构建员工能力模型、进行绩效考核和薪酬管理、实施员工培训开发等人力资源职能管理的参考依据；

（2）工作分析报告：是通过工作分析发现企业经营管理过程中存在的问题，为企业进行有效的决策提供依据。

工作分析的实施是一个完整的过程，一般应包括准备阶段、调查阶段、分析阶段、形成结果阶段和应用反馈阶段五个步骤。

1.准备阶段，主要包括以下工作：

（1）确定工作分析目的。

（2）制订工作分析计划。

（3）组建工作分析小组。

（4）建立有效的沟通体系。

（5）确定调查和分析对象的样本。

2.调查阶段：

（1）收集背景资料。

（2）收集基本数据与信息。

（3）收集工作任职者的意见和建议。

3.分析阶段 ：

（1）这一阶段是工作分析中的关键环节；

（2）主要任务是对调查阶段所得到的工作信息进行审查和分析。

4.形成结果阶段

工作分析在形式上的最终结果是形成一个关于职位具体职责和任职者条件的工作说明书及反映企业各职位工作状况的工作分析报告。

（1）工作说明书是对工作的目的、职责、任务、权限、任职者基本条件等的书面描述。

（2） 工作分析报告是通过工作分析，发现企业经营管理过程中存在问题的书面报告，为企业进行有效的决策提供依据。

5.应用反馈阶段：工作说明书形成以后，要注意将职位描述书、任职说明书和工作分析报告应用于实际工作中，并注意收集应用过程中的反馈信息，不断完善职位描述书与任职说明书，并根据工作分析报告中指出的问题改进工作。

工作分析的方法 ：观察法、访谈法、问卷法、工作日志法、工作实践法。

1.观察法 ：工作分析人员通过直接观察，把有关工作各部分的内容、特点、方法、程度、目的等信息以文字或图表的形式记录下来的方法。

（1）优点：取得的信息较为客观和准确。

（2）缺点：不适用于工作循环周期长和以脑力劳动为主的工作；不能得到有关任职资格要求的信息；对于紧急而又偶然的工作行为也不适用。

2.访谈法：工作分析人员通过与工作承担者进行交谈来获取有关信息资料的方法。

（1）优点：可以简单而又迅速地收集到工作分析的信息，可控性强，适用面广。

（2）缺点：被访谈者容易把工作分析误认为是绩效考核，从而夸大所在职位的责任和难度，导致信息失真和扭曲。

3.问卷法：以调查问卷的形式要求选定的员工当场或在一定时间内填写，以此来收集有关工作信息的方法。这种方法成败的关键在于问卷设计的质量。问卷可以分为职务定向和人员定向两种。

（1）优点：能够迅速得到有关资料，节省时间和人力，实施费用较低，调查的资料可以由计算机进行数据处理。

（2）缺点：对有些问题调查不够深入，不利于掌握某些专门信息。

4.工作日志法：由从事某项工作的员工按时间顺序记录在一段时期内所从事的各项工作活动或任务以及所耗费的时间等各种细节，由此来了解员工实际工作的内容、责任、权力、人际关系及工作负荷。

（1）优点：逐日或在完成任务后即时记录，可以避免遗漏，所获取的信息非常详尽，可靠性也很高。

（2）缺点：主观色彩较浓，由于员工自行记录，记录的客观性和准确性受到一定程度的影响。

5.工作实践法：是由工作分析人员亲自从事所需要分析的工作，以收集相关信息的一种工作分析方法。

（1）优点：能获得有关工作的第一手资料，准确了解工作的实际过程以及在体力、知识、经验等方面对任职者的要求。

（2）缺点：适用范围较窄，对工作分析人员实际操作能力要求较高等。