(1)工程档案是项目施工依据和实施结果记录的文件资料，应该真实、完整、正确、有效，其收集、保管、发放(借用)、使用、流转、回收应当有序、及时、无误。
(2)施工所需用的文件资料应当齐全、无缺漏，以满足施工要求。
(3)施工中所使用的文件资料不是过期、失效或废止的，而是履行了编制审核、批准手续的。
(4)文件资料的管理应执行规定的程序和制度。文件资料的收集、审核和认可、发放、流转各个环节不能发生差错。