建设工程文件应随工程建设进度同步形成，不得事后补编。
建设单位在组织工程竣工验收前，提请当地城建档案管理机构对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收。对列入城建档案管理机构接收范围的工程，工程竣工验收后3个月内，应向当地城建档案管理机构移交一套符合规定的工程档案。
程序：分包——总包——业主——城建
1.施工文件立卷
1）施工文件立卷原则
（1）立卷应遵循施工文件的自然形成规律和工程专业特点，保持卷内文件的有机联系，便于档案保管和利用。
（2）施工文件应按施工准备、施工过程、竣工验收不同阶段分别进行立卷，并可根据数量多少组成一卷或多卷。
（3）专业承（分）包施工的分部、子分部（分项）工程应分别单独立卷；室外工程应按室外建筑环境和室外安装工程单独立卷。当施工文件中部分内容不能按一个单位工程分类立卷时，可按建设工程立卷。
（4）不同载体的文件应分别立卷。
2）施工文件立卷方法
（1）施工文件应按单位工程、分部（分项）工程进行立卷。
（2）竣工图应按单位工程分专业进行立卷。
（3）竣工验收文件应按单位工程分专业进行立卷。
（4）电子文件立卷时，每个工程（项目）应建立多级文件夹，应与纸质文件在案卷设置上一致，并应建立相应的标识关系。
（5）声像资料应按工程建设各阶段立卷，重大事件及重要活动的声像资料应按专题立卷，声像档案与纸质档案应建立相应的标识关系。
3）施工文件立卷要求
（1）不同幅面的工程图纸，应统一折叠成A4幅面（297mm×210mm）。图面应朝内，首先沿标题栏的短边方向以W形折叠，然后再沿标题栏的长边方向以W形折叠，并使标题栏露在外面。
（2）案卷不宜过厚，文字材料卷厚度不宜超过20mm，图纸卷厚度不宜超过50mm。
（3）案卷内不应有重份文件。印刷成册的工程文件宜保持原状。
（4）电子文件的组织和排序可按纸质文件进行。
（5）图纸应按专业排列，同专业图纸应按图号顺序排列。当案卷内既有文字材料又有图纸时，文字材料应排在前面，图纸应排在后面。
2.施工文件归档
1）归档文件质量要求
（1）归档的纸质施工文件应为原件。施工文件内容及其深度应符合国家有关标准的规定。
（2）施工文件应采用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料，不得使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等易褪色的书写材料。计算机输出文字和图件应使用激光打印机，不应使用色带式打印机、水性墨打印机和热敏打印机。
（3）施工文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。施工文件的纸张应采用能长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
（4）所有竣工图均应加盖竣工图章，并应符合下列规定：
①竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。
②竣工图章尺寸应为：50mm×80mm。
③竣工图章应使用不易褪色的印泥，应盖在图标栏上方空白处。
（5）竣工图的绘制与改绘应符合国家现行有关制图标准的规定。
（6）归档的电子文件应采用开放式文件格式或通用格式进行存储。专用软件产生的非通用格式的电子文件应转换成通用格式。
（7）归档的电子文件应采用电子签名等手段，所载内容应真实和可靠，且必须与其纸质档案一致。
2）归档时间及移交要求
（1）施工单位应在工程竣工验收前，将其形成的有关工程档案向建设单位归档。
（2）工程档案的编制不得少于两套，一套应由建设单位保管，一套（原件）应移交当地城建档案管理机构保存。
（3）施工单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。
