监理工程师：监理会议成功的三个要素（二）

　　二、会议程序
　　1、程序活动的内容
　　会议目标的实现，不是总监把与会者简单召集在一起就能解决的，预先还要安排好会议进行的先后顺序，即所谓会议程序。重要的程序活动主要有：
　　1.1 启发引导讨论：总监负责宣布开会并启发引导讨论。
　　1.2 提供信息和意见：每个与会者均有责任提供有关信息和意见与大家共享。
　　1.3 寻求信息和意见：总监引导，劝说与会者把话说出来。
　　1.4 鼓励与会者说出意见：总监鼓励与会者大胆地发表不同意见。
　　1.5 审核会议上提出的信息、意见的真实性：与会者对会议上提出的信息和意见加以证实或质疑。
　　1.6 弄清事实和意义：总监要弄清每件事是否大家都理解了，否则不能进行下一步讨论。
　　1.7 检验认识的一致性：总监就与会者对有关议题的认识是否一致加以问询并确认。
　　1.8 协调：总监引导与会者进行分析、协商，找出共同点，协调分歧点。
　　1.9 总结：总监对已讨论过的议题进行简洁的概括，得出明确结论。
　　1.10 记录：总监指定专人对会议讨论内容和会议结论以文字记载下来。
　　1.11 掌握时间：总监要有意识地控制讨论时间，既不要拖延时间也不要走过场，保证每个与会者均有发言机会。
　　2、积极引导与会者参与会议
　　在会议上，总监要倡导对实现会议目标带有建设性的行动。每个与会者在会议上表现各不相同，这是因为与会者各自所处的立场和角度不同而造成的。这里总监要围绕会议目标启发引导与会者发表意见，要鼓励那些敢于抒发自己观点的人，不要频频打断发言人的讲话。总之，总监要密切注意会议的发展报考，如果发现会议任务或会议程序中有哪些缺陷和不足之处都应尽力补救解决。
　　三、会议文件的准备
　　1、议事清单
　　简单地说，议事清单就是对要议的事项所列出的清单，也就是要在会议上考虑讨论的题目一览表。这个表最好公开印发，或者在会议开始时首先说明。比较好的议事清单上不仅有事项的名称，还写明会议的目标、范围、与会者和每件事要讨论多长时间。如果没有议事清单的话，与会者不清楚会议将如何进行，就要消耗许多时间才能使会议取得进展。
　　2、会议记录和纪要
　　每次会议都应该作记录，其中包括时间、地点、出席会议的人员、议事清单、所讨论事项的记载，作出的决定或未解决事项、任务委派情况等。
　　如果需要正式的会议纪要，则应抽出一定时间对材料进行组织、编辑，使其更加清晰、准确，然后打印、散发。会议纪要越早发越好，与会者对会议尚记忆犹新时，就收到会议纪要，会使他们对会议纪要的审查更有收获，同时也能及早发现错误、遗漏或不准确之处，使会议的成果得到有效地落实。（考试大监理工程师）