二、管理要求

（1）应建立和完善监理文件资料管理制度，宜设专人管理监理文件资料。

（2）应及时、准确、完整地收集、整理、编制、传递监理文件资料，宜采用信息技术进行监理文件资料管理。

（3）应及时整理、分类汇总监理文件资料，并按规定组卷，形成监理档案。

（4）应根据工程特点和有关规定，保存监理档案，并应向有关单位、部门移交需要存档的监理文件资料。

收文与登记：在监理文件资料有追溯性要求的情况下，应注意核查所填内容是否可追溯。

传阅： 需要由总监理工程师或其授权的监理工程师确定是否需要传阅。

发文应由总监理工程师或其授权的监理工程师签名，并加盖项目监理机构图章。

若为紧急处理的文件，应在文件资料首页标注“急件”字样。

所有建设工程监理文件资料应要求进行分类编码，并在发文登记表上进行登记。

建设工程监理文件资料的分类应根据工程项目的施工顺序、施工承包体系、单位工程的划分以及工程质量验收程序等，并结合项目监理机构自身的业务工作开展情况进行，原则上可按施工单位、专业施工部位、单位工程等进行分类，以保证建设工程监理文件资料检索和归档工作的顺利进行。

(1)组卷原则及方法

1)组卷应遵循监理文件资料的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用;

2)一个建设工程由多个单位工程组成时，应按单位工程组卷;

3)监理文件资料可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。

(2)组卷要求

1)案卷不宜过厚，文字材料卷厚度不宜超过20mm，图纸卷厚度不宜超过50mm;

2)案卷内不应有重份文件，印刷成册的工程文件应保持原状。

(3)卷内文件排列

电子文件的组织和排序可按纸质文件进行。

1)文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

2)图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。

3)既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

1.验收

对国家、省市重点工程项目或一些特大型、大型工程项目的预验收和验收，必须有地方城建档案管理部门参加。

2.移交

(1)列入城建档案管理部门接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后3个月内必须向城建档案管理部门移交一套符合规定的工程档案(监理文件资料)。

(2)停建、缓建工程的监理文件资料暂由建设单位保管。

(3)对改建、扩建和维修工程，建设单位应组织工程监理单位据实修改、补充和完善监理文件资料，对改变的部位，应当重新编写，并在工程竣工验收后3个月内向城建档案管理部门移交。