（三）工程监理文件资料发文与登记

（1）应建立和完善监理文件资料管理制度，宜设专人管理监理文件资料。

（2）应及时、准确、完整地收集、整理、编制、传递监理文件资料，宜采用信息技术进行监理文件资料管理。

（3）应及时整理、分类汇总监理文件资料，并按规定组卷，形成监理档案。

（4）应根据工程特点和有关规定，保存监理档案，并应向有关单位、部门移交需要存档的监理文件资料。

建设工程监理文件资料的管理要求体现在建设工程监理文件资料管理全过程，包括：监理文件资料收发文与登记、传阅、分类存放、组卷归档、验收与移交等。
（六）建设工程监理文件资料验收与移交
1.验收
对国家、省市重点工程项目或一些特大型、大型工程项目的预验收和验收，必须有地方城建档案管理部门参加。为确保监理文件资料的质量，编制单位、地方城建档案管理部门、建设行政管理部门等要对归档的监理文件资料进行严格检查、验收。对不符合要求的，一律退回编制单位进行改正、补齐。
2.移交
(1)列入城建档案管理部门接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后3个月内必须向城建档案管理部门移交一套符合规定的工程档案(监理文件资料)。
(2)停建、缓建工程的监理文件资料暂由建设单位保管。
(3)对改建、扩建和维修工程，建设单位应组织工程监理单位据实修改、补充和完善监理文件资料，对改变的部位，应当重新编写，并在工程竣工验收后3个月内向城建档案管理部门移交。
(4)工程监理单位应根据城建档案管理机构要求，对归档文件完整、准确、移交情况和案卷质量进行审查，审查合格后方可向建设单位移交。
(5)工程监理单位应在工程竣工验收前将监理文件资料按合同约定的时间、套数移交给建设单位，办理移交手续。
(6)工程监理单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字，盖章后方可交接。
(7)建设单位向城建档案管理部门移交工程档案(监理文件资料)，应提交移交案卷目录，办理移交手续，双方签字、盖章后方可交接。
（8）项目监理机构需向本单位归档的文件，应按国家有关规定和《建设工程文件归档规范》要求立卷归档。

收文与登记：在监理文件资料有追溯性要求的情况下，应注意核查所填内容是否可追溯。

传阅： 需要由总监理工程师或其授权的监理工程师确定是否需要传阅。

建设工程监理文件资料的分类应根据工程项目的施工顺序、施工承包体系、单位工程的划分以及工程质量验收程序等，并结合项目监理机构自身的业务工作开展情况进行，原则上可按施工单位、专业施工部位、单位工程等进行分类，以保证建设工程监理文件资料检索和归档工作的顺利进行。

(1)组卷原则及方法

1)组卷应遵循监理文件资料的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用;

2)一个建设工程由多个单位工程组成时，应按单位工程组卷;

3)监理文件资料可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。

(2)组卷要求

1)案卷不宜过厚，文字材料卷厚度不宜超过20mm，图纸卷厚度不宜超过50mm;

2)案卷内不应有重份文件，印刷成册的工程文件应保持原状。

(3)卷内文件排列

电子文件的组织和排序可按纸质文件进行。

1)文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

2)图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。

3)既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

1.验收

对国家、省市重点工程项目或一些特大型、大型工程项目的预验收和验收，必须有地方城建档案管理部门参加。

2.移交

(1)列入城建档案管理部门接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后3个月内必须向城建档案管理部门移交一套符合规定的工程档案(监理文件资料)。

(2)停建、缓建工程的监理文件资料暂由建设单位保管。

(3)对改建、扩建和维修工程，建设单位应组织工程监理单位据实修改、补充和完善监理文件资料，对改变的部位，应当重新编写，并在工程竣工验收后3个月内向城建档案管理部门移交。